Die ene prangende vraag…

2015-03-18_1656

Het is precies een jaar geleden dat de Erasmus Universiteit Rotterdam het symposium ‘Education of the Heart’ organiseerde. Het symposium had als thema “onderwijsinnovatie”. Het belichtte hoe ook het hart en talenten van kinderen kunnen worden aangesproken, in plaats van enkel de focus op hoofd en intellect.

Zijne Heiligheid de Dalai Lama was aanwezig om zijn visie op onderwijs te delen. De Sendsteps Sidekick hielp ruim 500 onderwijs professionals hun vragen te stellen; variërend van “hoe kinderen gestimuleerd kunnen worden om vanuit hun gevoel beslissingen te maken”, tot aan de vraag “of hij wel eens een selfie maakt”.

Niet alleen de Dalai Lama kon mede dankzij Sendsteps in direct contact komen met zijn publiek. Van Jort Kelder tot Mark Rutte; Sendsteps zorgt voor laagdrempelige interactie met prominente sprekers. Het Sendsteps Sidekick concept leent zich uitstekend om de vragen die in een zaal leven, een stem te geven. De Sidekick scant live de reacties en vragen, filtert en selecteert wat er in het moment het meest geschikt is. Of het nu een kritische noot is, een controversiële vraag of een inzichtgevende reactie: de Sidekick is altijd neutraal en weet telkens de juiste vraag of reactie terug te koppelen.

Heeft u ook een event gepland waar prominenten zullen spreken? Politici, CEO’s of bekendheden? Sendsteps maakt net het verschil door feedback van het publiek professioneel en vernieuwend vorm te geven.


 

Signaleer, vraag en kom in actie tijdens reorganisaties

license croppedVeel bedrijven hebben op het moment te maken met grote reorganisaties. Het transparant kunnen communiceren in dit soort complexe fases is daarbij van groot belang. Sendsteps is herhaaldelijk succesvol ingezet tijdens verandertrajecten, cultuursessies en reorganisatietrajecten. Laten we eens kijken wat er, in het contact met werknemers, tijdens een veranderingsproces nodig is:

  • Het informeren over plannen
  • Het beantwoorden van vragen
  • Het signaleren van zorgen
  • Het vragen om feedback
  • Het creëren van duidelijkheid

Hoe ondersteunt Sendsteps dit proces?

Organiseer één of meerdere sessies om de geplande veranderingen aan de kaak te stellen en om beslissingen te communiceren. Sendsteps kan daarbij alsvolgt ondersteunend zijn:

  • Behandel live vragen: Geef werknemers de kans om (anoniem) vragen te stellen over de situatie. Door anonieme reacties hoeft een onderwerp “niet op de man af” te worden gespeeld, maar kan het algemeen besproken worden.
  • Vraag om feedback: Vraag om feedback rondom een situatie. Dat betekent niet dat u in het moment een antwoord paraat dient te hebben; een vervolgsessie of mailing kan een logisch volgend contactmoment zijn om de feedback verder te behandelen en uit te werken.
  • Kom in actie! Door voortdurend in contact te blijven en in dialoog te gaan met uw werknemers, creëert u vertrouwen voor een veranderende toekomst. Zorg dat uw interactieve sessies altijd worden opgevolgd met concrete acties.

Kijkt u ook eens naar één van de tien interactieve concepten; voorbeelden van diverse organisaties die Sendsteps rondom verandertrajecten succesvol hebben ingezet. Door uw medewerkers mede-eigenaar te laten worden van de geplande veranderingen, zult u zien hoeveel makkelijker vernieuwing wordt omarmt!


 

Hoe uw publiek thuisblijvers op de hoogte houdt!

2015-04-09_1701

We zijn vaak geneigd om tijdens events alleen op het aanwezige publiek te focussen. Maar er zijn altijd mensen die verhinderd zijn. Hoe zorgen we ervoor dat we ook hen op de hoogte kunnen houden? We kennen al de live streams tijdens events; een mooie manier om vanuit huis of kantoor live het event te kunnen volgen. Ook tweets geven een interessante inkijk in hoe mensen het event ervaren. Sendsteps voegt hier nog een boeiende dimensie aan toe;

Via de Sendsteps dashboard kunt u voor uw publiek, de “Resultaten tab” op de response website activeren. Uw publiek ziet hier live screenshots met resultaten van alle gehouden stemmingen die tijdens het event hebben plaatsgevonden. Daarmee biedt u uw publiek niet alleen makkelijk inzage in de stemresultaten, máár kan men deze ook zelf eenvoudig via social media delen. Want met één simpele klik kan men de resultaten publiceren:

  • via Facebook
  • via Twitter
  • per E-mail

Vergeet vervolgens niet om vooral prikkelende vragen te formuleren. Want des te controversiëler de stemresultaten, des te nieuwswaardiger zal de social media content zijn. Zo vergroot u eveneens de kans dat de content vaker zal worden gedeeld. Zorg er tenslotte voor dat uw online community manager ook op de hoogte is van deze functionaliteit. Op die manier heeft hij of zij direct boeiende content om ook via uw eigen kanalen te publiceren.

Zo simpel is het. Door de resultaten te delen met diegenen die niet aanwezig zijn, vergroot u uw reikwijdte en houdt u een breed publiek betrokken!


 

Volop dialoog in Polen

mpi

Het eerste weekend van februari was onze Sidekick aanwezig bij de European Meetings & Events Conference [EMEC]. Een jaarlijkse conferentie georganiseerd door Meeting Professionals International [MPI]; een internationaal platform voor event professionals. De programmering nodigde deelnemers uit om op nieuwe manieren te groeien en na te denken. Het brede aanbod van onderwerpen gaf deelnemers de kans zich op persoonlijk vlak te ontwikkelen. En daarnaast creëerde het inzicht in de impact van de meeting- en evenementenindustrie.

Onder leiding van BBC presentator Dave Sharpe, werden drie dagen lang gasten geïnterviewd, vonden er paneldiscussies plaats en kon men deelnemen aan expert sessies. Publieksinteractie was hierbij van groot belang. En Sendsteps sluit hier mooi bij aan. Niet alleen gebruikten verschillende sprekers zelfstandig onze software tijdens de subsessies, maar ook was onze Sidekick aanwezig tijdens alle plenaire sessies. Live vanuit het publiek gaf hij een terugkoppeling richting de sprekers op het podium. Deze terugkoppeling zorgde voor inspirerende discussies en moedigde het publiek aan om actief betrokken te zijn en mee te denken.

Of zoals de dagvoorzitter ons na afloop terugkoppelde: “Het was geweldig om deze ondersteuning te hebben. De verschafte inzichten, die werden verkregen door de toepassing, gaven een waardevolle en nieuwe dimensie aan het congres!”. Precies zoals de MPI EMEC organisatie voor ogen had!


 

After event enquêtes: toch snel en veel feedback?

survey

Na een bijeenkomst worden regelmatig enquêtes verstuurd. Maar vaak is de respons helaas minimaal. Daags na een event gaan bezoekers vaak over tot de orde van de dag. Dit kan frustraties opleveren aangezien er zo geen feedback binnenkomt op het event waar maandenlang zoveel aandacht al naar toeging. Dit kan anders met Sendsteps. Hoe?

  • Formuleer voorafgaand aan het event een enquête
  • Plaats deze live op de Sendsteps response website
  • Reserveer 3 minuten van uw programma voor een enquête on the spot
  • Stel het publiek live een paar vragen en ontvang direct hun antwoorden

Zo is er geen gedoe met enquêtes na afloop, maar haalt u ter plekke met gemak een response rate van 80%! De resultaten komen niet op het scherm, maar heeft alleen u direct beschikbaar online en via een PDF of Excel file. Wilt u een voorbeeld zien? Klik dan hier. Wanneer u ook op deze manier uw enquête onder de aandacht wilt brengen, laat het ons dan weten.

 


 

Voorbereidingen van het International Talent Event Amsterdam

itea

Op 17 April aanstaande vindt het International Talent Event Amsterdam [ITEA] plaats. Dit initiatief wordt nu voor de tweede keer, door de Amsterdam Economic Board, Amsterdam inbusiness, de UvA, HvA, InHolland en de VU georganiseerd met als doel om internationale studenten te verbinden aan de arbeidsmarkt van de metropoolregio. Zo’n veertig internationaal georiënteerde werkgevers bieden het internationale talent concrete stages, afstudeerprojecten, traineeships en banen aan tijdens de job fair op ITEA2015. Het is dus van groot belang dat vraag en aanbod daar samenkomen en dat de juiste studenten dit event bezoeken. Daarom besloot de organisatie van ITEA2015, in een vroeg stadium Sendsteps in te zetten. Tijdens de kick-off meeting voor werkgevers, werd de volgende vraag gesteld om te inventariseren met welke studenten de bedrijven graag in contact willen komen:

Tijdens ITEA2015, ontmoet ik in het bijzonder graag internationale studenten van de volgende studierichting”. Daarop volgden acht categorieën, waaruit één gekozen kon worden.

Op basis van de uitkomsten worden de professoren en decanen van de meest gevraagde opleidingen benaderd om het event extra onder de aandacht te brengen bij hun studenten.

De juiste voorbereiding, inclusief gericht promoten, kan net het verschil maken. En dit is een prachtig voorbeeld van een slim gebruik van Sendsteps in het voortraject van een event!


 

Van feedback naar actie

IMG_7126

Managers worden overbodig. Een gedurfde uitspraak waar steeds meer aandacht voor komt. Zoals bijvoorbeeld in de TV aflevering van Tegenlicht: ‘Het einde van de manager’. Het is een visie waar ik in geloof. En sinds eind vorig jaar ben ik binnen Sendsteps hier ook steeds meer naar toe aan het werken. In mijn vorige blog gaf ik al aan hoe we empowerment inzetten om werkplezier hoog te houden, en helderheid te creëren over ieders verantwoordelijkheden. Hierbij zijn drie punten van groot belang: een goede omgang met collega’s, de juiste mate van werkdruk en uitdaging. Om dit te bereiken gebruik ik de volgende methodes:

Feedback van het hele team: Iedereen vult dit feedback formulier in. Per collega worden tops en tips opgeschreven, plus een algehele waardering. Iedereen doet dit voor zeven collega’s en is hier maximaal 45 minuten mee bezig. Het is fantastisch om te zienwat voor heldere en duidelijke feedback dit oplevert. Deze feedback wordt gezamenlijk in één document naar het hele team verstuurd zodat het voor elkaar inzichtelijk is. Wij hebben op een vrijdagmiddag de tijd genomen om het door te nemen en toelichting te krijgen. Het was super; de perfecte manier om als team en individu te kunnen groeien. En wát een bijdrage aan ons werkplezier!

Doelen stellen per categorie: Tot slot hebben we allemaal kwartaaldoelen opgesteld, verdeeld in vier categorieën:

1. Persoonlijk doel
2. Klantgericht doel
3. Team doel
4. Organisatie doel: Sales / IT / Marketing / Finance

Deze doelen zijn met mij besproken. Dit om te zorgen voor consistentie, en om met iedereen te sparren over hun groei ambities. Aan het eind van ieder kwartaal geeft iedereen voor zichzelf aan of de doelen wel of niet zijn behaald. Ik heb 50% van de winstdeling hiervan afhankelijk gemaakt. Zo is er een balans tussen het werken aan persoonlijke doelen èn die voor de organisatie.

Dit is wat wij doen om onszelf scherp te houden. En ik ben heel blij om te zien dat dit bijdraagt aan hoe fantastisch we als team aan het groeien zijn!


 

Spreken is zilver, feedback is goud

Voor een groot, wereldwijd opererend bedrijf is Sendsteps de manier om waardevolle feedback te ontvangen over management teams en (bedrijfs)cultuurverschillen. Voor dit bedrijf reist één van zijn medewerkers naar de internationale kantoren om interne workshops te faciliteren. Op elke plek stelt hij dezelfde vragen over management teams, interne processen, knelpunten, en misverstanden in communicatie. Wat zijn de voordelen van dergelijke workshops, en hoe helpt Sendsteps hierbij?

Voordelen:

  • Knelpunten blootleggen: Onduidelijk of onbekend waar een probleem ligt? Dan is het ook erg moeilijk een oplossing aan te dragen. Laat medewerkers knelpunten blootleggen. Zo kunt u op tijd actie ondernemen om de boel in goede banen te blijven leiden.
  • Verschillen in kaart brengen: Per cultuur kunnen processen en regels voor interactie met collegae verschillen. Niet alleen op internationaal niveau, maar ook per kantoor binnen Nederland. Helderheid hierin kan samenwerking en processen verbeteren.
  • Voorkomen is beter dan genezen: Door actief om feedback te vragen blijft het management team in contact met wat er op de werkvloer speelt. Op deze manier kunnen knelpunten zelfs worden voorkomen, wat voor tevreden medewerkers zorgt.

Hoe ondersteunt Sendsteps dit proces?

  • Anonimiteit geeft vrijheid: Ga met een microfoon de zaal rond en er zal waarschijnlijk weinig feedback komen. Maar laat medewerkers anoniem feedback insturen, en mogelijk komt er dan waardevolle informatie vrij.
  • Schematische conclusies: Uit de antwoorden van diverse (multiple choice) vragen kunnen grafieken worden gemaakt. Deze kunnen op schematische wijze inzicht geven in krachten, kansen en risico’s van betreffend bedrijf.
  • Van interactie naar actie: Anonimiteit zorgt dus voor meer interactie en feedback, welke schematisch in kaart kan worden gebracht. En deze uitkomst kan direct leiden tot positieve actie en verandering op de werkvloer.

Om eerlijke feedback vragen, vergt lef en kwetsbaarheid. Zowel voor de gever als de ontvanger. Maar hoe confronterend ook, het kan goud waard zijn voor uw bedrijf. En Sendsteps ondersteunt u graag in dit proces.


 

Jij hebt makkelijk praten!

SENDSTEPS_0173_2014-06-26

Als spreker of dagvoorzitter van een event wil je graag je publiek betrekken. We geven je graag een voorbeeld van hoe je dit zou kunnen doen:

Rackspace Innovation Day

Eind januari organiseerde Rackspace, de Rackspace Innovation Day. Twee sprekers belichtten het thema Big Data en hoe je hier als bedrijf succesvol mee om kunt gaan. Een actueel onderwerp wat veel vragen opriep. Erik Peekel, van Ahaaaa! the Actor Factory, was aanwezig als dagvoorzitter. Tijdens en na de presentaties leidde hij de discussies in goede banen. Een aantal uitdagingen die je dan al snel kunt tegenkomen:

  • Het publiek uitnodigen: Of je nu een uitgesproken groep voor je hebt of niet, in een grote groep durven veel mensen geen vragen te stellen of meningen te delen. Hoe kan een publiek dan toch worden gestimuleerd om hun stem te laten horen?
  • De juiste vragen: Hoe speel je, bij een zeer inhoudelijk thema, goed in op de vragen die leven bij een publiek?

Waarom Sendsteps?

Anonimiteit is één van de manieren waarop Sendsteps mensen uitnodigt om vrijuit te spreken. Bij de Rackspace Innovation Day kon het publiek anoniem vragen insturen. ‘Deze ingestuurde vragen ontving ik op mijn tablet,’ legt Erik Peekel uit. ‘Het hielp mij om de juiste vragen te selecteren, en je merkt bovendien dat de drempel om een vraag in te sturen heel laag is. Het werkte supergoed!’

Op deze manier hielp het publiek in het ter sprake brengen van interessante en inhoudelijke punten. Zo is Sendsteps ook voor jou als dagvoorzitter ultiem ondersteunend, ook wanneer je zelf niet tot de incrowd behoort. In korte tijd werden vele punten besproken, waardoor het publiek, sprekers en dagvoorzitter, terug konden kijken op een waardevolle middag!


 

ISO27001: Data veiligheid op het hoogste niveau

2015-01-23_1324

Veel informatie welke tijdens bijeenkomsten wordt uitgewisseld heeft een vertrouwelijk karakter. Denk aan bijeenkomsten waar belangrijke besluiten wordt genomen, waar je met medewerkers in gesprek gaat over een reorganisatie of een besloten bijeenkomst waar belangrijke bezoekers, zoals aandeelhouders, CEO’s of ministers, een stem uitbrengen.

Het zijn juist deze bijeenkomsten waar Sendsteps vaak wordt ingezet. Niet alleen omdat anonieme reacties het makkelijker maken om gevoelige zaken te bespreken, maar ook omdat data volledig vertrouwelijk blijft.

Om dit te garanderen volgt Sendsteps de ISO 27001 richtlijnen en heeft ze alle processen rondom beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid volgens internationale standaarden gestroomlijnd. Periodiek voert een gecertificeerd bureau IT audits uit om de betrouwbaarheid, veiligheid en privacy te checken. Desgewenst kunt u hiervan rapportages inzien. Hier vindt u een overzicht van verschillende opties om de data van uw bijeenkomst volledig te beveiligen:

  • Lokale Server: Sendsteps neemt een lokale server mee naar de locatie die niet vanaf het Internet bereikt kan worden. Iedereen maakt, via een lokale WiFi, verbinding met deze server. Doordat de server niet verbonden is aan het Internet en de server in de ruimte staat, is het niet mogelijk dat de uitkomsten van de stemming de ruimte verlaten. Nadat de uitkomst bekend is en is gedeeld met de organisatie, wordt de database op de lokale server direct gewist. Hiervan wordt ook een bevestiging afgegeven aan de organisatie.
  • WiFi: Een betrouwbare ervaren derde partij levert het WiFi op locatie waardoor de organisatie er zeker van kan zijn dat iedereen gebruik kan maken van het internet. Deze WiFi staat in verbinding met onze (lokale) servers. Vervolgens kan worden bepaald of er alleen vanaf één fysieke plek worden gestemd of ook vanaf andere locaties.
  • Beveiligde website [https communicatie]: Data uitwisseling tussen de onderdelen van de Sendsteps toepassing is versleuteld. Dit betekent dat niemand data kan inzien zonder de juiste sleutel.
  • Autorisatie code: Iedereen die gemachtigd is om een stem uit te brengen, krijgt een unieke code van de organisatie. Deze code is persoonsafhankelijk. Alleen met deze code is het mogelijk om in te loggen en zo te kunnen stemmen. Er kan niet tegelijkertijd twee keer met dezelfde code worden ingelogd.
  • Gewogen stem: Aan de unieke autorisatie code kan een weging worden meegegeven. Dat betekent dat wanneer iemand meer stemrecht heeft dan een ander, dat dit van tevoren in de code kan worden vastgesteld. Zo kunt u makkelijk een gewogen stemming uitvoeren.
  • Anoniem: Zodra iemand inlogt op de beveiligde website en zijn of haar stemming achterlaat wordt deze bijgeschreven in de database en gecombineerd met het gewicht. In de database worden alle inlogcodes direct gehasht.

Iedere bijeenkomst is anders. Daarom kunt u altijd met specifieke vragen bij ons terecht. We leggen u dan in detail uit hoe een “ extra veilige bijeenkomst” in z’n werk gaat.