Wie man durch bessere Meetings Vertrauen am Arbeitsplatz schafft

Bei Sendsteps haben wir oft mit Vertrauen zu tun, da das Tool zur Interaktion mit dem Publikum dort eingesetzt wird, wo Vertrauen eine wichtige Rolle spielt: bei allen Arten von Sitzungen. Denken Sie an Teambildungsübungen, strategische Vorstandssitzungen oder Aktionärsversammlungen. Kunden fragen uns oft, wie sie:

1. ... einen offenen Dialog fördern

2. ... sich der Datensicherheit sicher sein

3. ... anonyme Rückmeldungen ansprechen

Karen Stephenson ist eine amerikanische Professorin und Unternehmensanthropologin, die sich mit der "Anatomie von Netzwerken" beschäftigt. Stephenson konzentriert sich insbesondere darauf, wie Informationen innerhalb eines Netzwerks fließen. So hat sie beispielsweise dem US-Verteidigungsministerium geholfen, die Schwachstellen und Schlüsselverbindungen des Al-Qaida-Terrornetzes zu ermitteln. Ihre Forschungen erstrecken sich jedoch auf alle Arten von Netzwerken: von Familien- über soziale bis hin zu Büronetzwerken. Damit trägt sie zu einem besseren Gemeinschaftsgefühl bei und hilft sogar, Vertrauen zu monetarisieren. In ihrer Theorie definiert Stephenson drei Rollen, die in jedem Team vorhanden sind und die diktieren, wie Informationen fließen (oder auch nicht, bei mangelndem Vertrauen!). Behalten Sie Ihre eigene Organisation im Hinterkopf, wenn Sie über die folgenden Rollen nachdenken:

• Hubs: Die Hubs sind die sozialen Schmetterlinge in Ihrem Team. Sie kennen viele Leute, sind von Natur aus gesprächig und bringen Menschen zusammen. Erzählen Sie einem Hub etwas, und bald werden es alle wissen.

• Torwächter: Die Torwächter spielen eine wichtige Rolle bei der Weitergabe von Informationen an die nächste Ebene oder bei der Blockierung von Informationen. Sie können ihre Macht entweder nutzen oder missbrauchen.

• Impulsgeber: Die Impulsgeber sind an den Rändern des Netzwerks zu finden. Sie stehen vielleicht nicht im Zentrum der Aufmerksamkeit, aber sie haben genügend Überblick und Beziehungen, um sich ein gutes Bild zu machen.

Der nächste Vertrauensaspekt, den wir untersuchen möchten, ist der Unterschied zwischen extravertierten und introvertierten Teammitgliedern. Während die Extravertierten oft die Rolle des "Drehkreuzes" einnehmen, sind die Introvertierten typische "Impulsgeber". Nehmen wir unsere introvertierten Mitarbeiter unter die Lupe - einer von zwei oder drei unserer Kollegen! Introvertiertheit wird leicht mit Schüchternheit verwechselt. Aber Vorsicht: "Introvertiertheit hat mehr damit zu tun, wie man auf Reize reagiert, auch auf soziale Reize", sagt Susan Cain [eine amerikanische Schriftstellerin, Rednerin und ehemalige Wall-Street-Anwältin]. Introvertierte Menschen hören ruhig zu und denken nach. Sie brauchen Zeit, um zu antworten. Sie ziehen Substanz dem Geplauder vor. Sie werden oft bei Besprechungen oder sogar in größerem Rahmen übersehen, wenn eine neue Führungsposition zu besetzen ist. Dennoch schaffen Introvertierte brillante Arbeit, sind nachdenkliche Führungspersönlichkeiten und melden sich in Besprechungen nur zu Wort, wenn die Dinge überdacht sind. Aber auch hier gilt: Vertrauen ist in der Kommunikation zwischen beiden Gruppen unerlässlich. Extravertierte vertrauen auf die Arbeit von Introvertierten und umgekehrt.

4 Tipps, um Extravertierte und Introvertierte in Meetings einzubinden:

Berücksichtigen Sie bei der Organisation eines Meetings beide Mitarbeitertypen und schaffen Sie einen Rahmen, in dem beide Vertrauen erfahren;

1. Nicht hetzen: Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Besprechung, aber bleiben Sie bei der Sache. Verteilen Sie eine längere Besprechung lieber auf zwei Termine, als die Tagesordnungspunkte schnell zu überfliegen, um sie unterzubringen.

2. Denkpausen einführen: Lassen Sie die Teilnehmer eine Denkpause einlegen, damit jeder die Informationen verarbeiten kann, bevor er antwortet;

3. Gruppenarbeit einschränken: "Stoppen Sie den Wahnsinn der ständigen Gruppenarbeit" [wie Susan Cain es ausdrückt] - Qualität kann auch aus Einzelstunden und -aktivitäten entstehen. Es muss nicht immer "zu zweit diskutiert werden"!

4. Facilitate Follow-up: Organisieren Sie ein klares Follow-up; was wird besprochen, weiter untersucht und bearbeitet? Vor allem Introvertierte schätzen es, wenn ihr Beitrag ernst genommen wird.

Wussten Sie, dass 70 % aller US-Büros offene Arbeitsbereiche nutzen? Seit Mitte der 2000er Jahre wurde das Konzept von vielen Unternehmen im Silicon Valley eingeführt. Ein offener Arbeitsbereich hat viele Vorteile. Der wichtigste ist die bessere Zusammenarbeit. Doch es gibt auch kritische Anmerkungen. Im Jahr 2005 führten Jungsoo Kim und Richard de Dear von der Universität Sydney eine umfassende Untersuchung über die Unterschiede zwischen den Erfahrungen von Mitarbeitern in offenen Arbeitsbereichen und solchen in privaten Büros durch. Sie verglichen 303 Büros. Lärm, Störung und Schallschutz waren die am häufigsten genannten negativen Erfahrungen in offenen Arbeitsbereichen. Gleichzeitig wurde die Einfachheit der Interaktion am meisten geschätzt. Interessanterweise wurde dieser Aspekt von den Beschäftigten in Privatbüros nicht anders erlebt.

Kurzum, den Forschern zufolge sind offene Arbeitsbereiche nicht unbedingt die Motoren der Zusammenarbeit. In extravertierten Zentren mag das besser funktionieren als in introvertierten. Man darf auch nicht vergessen, dass die Währung der Freundschaft das Teilen von Vertrauen ist. Seltsamerweise ist dies in einem offenen Arbeitsbereich weniger leicht zu erreichen. Es scheint also keine Einheitsgröße zu geben, und es kommt darauf an, herauszufinden, was für Ihr Team am besten funktioniert.

4 Tipps für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in verschiedenen Büroräumen

Wenn Sie die Interaktion in Ihrem Team fördern wollen, scheint ein offener Arbeitsbereich der logische Schritt zu sein. Wenn Sie jedoch all die verschiedenen Rollen berücksichtigen, die wir besprochen haben [Introvertierte, Extravertierte, Drehscheiben, Pförtner und Impulsgeber], müssen Sie Ihre Raumaufteilung gut durchdenken, damit sich alle wohl fühlen und das Vertrauen haben, sich auszutauschen oder in Ruhe zu arbeiten;

1. Verteilen Sie die Plätze für die verschiedenen Rollen: Setzen Sie Ihre Drehscheiben in die Mitte, dann Ihre Pförtner und überlassen Sie die relativ ruhigeren Plätze den Impulsgebern.

2. Schaffen Sie sich ruhige Räume: Ein Ort, an dem Sie sich konzentrieren und vielleicht sogar neue Energie tanken können; bereit für mehr und bessere Interaktion! Einsamkeit ist eine entscheidende Zutat für Produktivität.

3. Gehen Sie raus! Studien zeigen, dass Geschäftsreisen die Kreativität, den sozialen Zusammenhalt und die Interaktion im Team fördern.