Cómo generar confianza en el lugar de trabajo

1. Sentido de pertenencia: la sensación de un empleado de formar parte de un equipo
2. Voz y reconocimiento: la posibilidad de hablar y participar en la toma de decisiones
3. Significado y posición: el grado en que un empleado se siente valorado
4. Trato igualitario: la comprensión de que todos son tratados por igual
5. Aprender y experimentar: la experiencia de poder experimentar, cometer errores y aprender
6. Elección y autonomía: la capacidad de tomar decisiones individuales para la organización
7. Seguridad y certeza: la sensación de estar a salvo gracias a la confianza en el equipo
8. Propósito: la comprensión de cómo una persona contribuye al conjunto

Crear confianza | ¿Cómo organizar reuniones de negocio?

En Sendsteps hablamos a menudo de confianza, porque los equipos usan nuestra Learning Loop Platform en entornos donde la confianza es un ingrediente clave: durante todo tipo de reuniones. Piense en ejercicios de team building, sesiones estratégicas de consejo o juntas de accionistas. Los clientes nos preguntan a menudo cómo:

1. … fomentar un diálogo abierto
2. … abordar el feedback anónimo
3. … estar seguros de la seguridad de los datos

Antes de responder a estas preguntas, ayuda entender mejor los distintos roles y características de los miembros de su equipo. ¿Cuál es su influencia en la confianza dentro del equipo? Hay muchas formas de mirarlo. En Sendsteps creemos que algunas perspectivas ofrecen una visión interesante de la confianza en su equipo. Cubrimos tres aspectos:

• La teoría de Karen Stephenson sobre la confianza en redes de oficina. Su teoría ayuda a entender cómo la confianza dirige los flujos de información dentro de una organización.
• Un segundo aspecto es el de los miembros introvertidos y extravertidos del equipo y cómo ambos influyen de forma distinta en la experiencia de confianza.
• Y por último, el escenario de la confianza: el propio lugar de trabajo. Hablaremos del llamado «open workspace».

Crear confianza | Los roles que desempeñan los miembros del equipo

Karen Stephenson es una profesora estadounidense y antropóloga corporativa que investiga «la anatomía de las redes». Se centra especialmente en cómo fluye la información dentro de una red. Por ejemplo, ayudó al Departamento de Defensa de EE. UU. a identificar puntos débiles y conexiones clave de la red de Al Qaeda. Pero su investigación abarca todo tipo de redes: familiares, sociales y de oficina. Así contribuye a un mayor sentido de comunidad e incluso ayuda a monetizar la confianza. En su teoría, Stephenson define tres roles presentes en cada equipo y que dictan cómo fluye la información [o no, ¡cuando falta confianza!]. Tenga en mente su propia organización al reflexionar sobre estos roles:

• Hubs: Los hubs son las mariposas sociales de su equipo. Conocen a mucha gente, son habladores por naturaleza y reúnen a las personas. Cuéntele algo a un hub y pronto todo el mundo lo sabrá.
• Gatekeepers: Los gatekeepers desempeñan un papel importante al transmitir información al siguiente nivel — o al bloquearla. Pueden usar o abusar del poder.
• Pulse takers: Los pulse takers se encuentran en los bordes de la red. Puede que no sean el centro de atención, pero tienen suficiente visión de conjunto y relaciones para hacerse una buena idea del panorama.

Karen Stephenson afirma que las empresas innovadoras tienen un gran sentido de confianza. Hay muchas conexiones entre los miembros individuales del equipo.

3 consejos para aprovechar con inteligencia los distintos roles del equipo:

¿Qué hacer con esta información en sus reuniones de oficina?

• Defina los roles en su equipo: Tómese un minuto y piense en sus colegas: ¿quién es un hub típico? ¿Podría John ser un pulse taker? Quede claro que estos roles son informales y no necesariamente ligados a niveles de función [p. ej., una recepcionista puede ser más gatekeeper que un CFO]. Al explorar estos roles en su equipo, no le sorprenderá que la mayor parte del tiempo de habla lo consuman los hubs. Ahora piense en todos los pulse takers entre los asistentes a la reunión; involúcrelos activamente haciéndoles preguntas o dejándoles presentar ideas.
• Dedique una sesión de equipo a los roles: ¿Por qué no definir estos roles junto con su equipo? Puede ser interesante, porque el conocimiento de estos tres roles puede ser una herramienta estratégica para controlar y construir la comunicación en su equipo. Con una conciencia clara del rol de cada uno, puede encontrar una nueva dinámica en las reuniones y la interacción grupal. ¿Los gatekeepers hablan con más facilidad? ¿Pueden los hubs contar hasta 10 antes de responder? Conviértalo en un pequeño reto y vea qué ocurre. ¡Experimentar es el primer paso hacia la innovación!
• Repiense sus actividades de comunicación interna y externa; comunicar el cambio lo suelen hacer tradicionalmente los profesionales de comunicación del equipo [hubs]. Pero en algunas ocasiones puede haber otros colegas en la red de oficina con una posición mucho más fuerte y estratégica [por ejemplo, pulse takers]. ¿Se le ocurre alguien más para el próximo trabajo de comunicación?

Crear confianza | Empleados introvertidos y extravertidos

El siguiente aspecto de la confianza que queremos explorar es la diferencia entre miembros extravertidos e introvertidos. Mientras que los extravertidos suelen encontrarse en el rol de «hub», los introvertidos son típicos «pulse takers». Hagamos zoom en nuestros empleados introvertidos — ¡uno de cada dos o tres colegas! La introversión se confunde fácilmente con timidez. Pero tenga cuidado: «introversion is more about how you respond to stimulation, including social stimulation», dice Susan Cain [escritora, oradora y antigua abogada de Wall Street]. Los introvertidos escuchan en silencio y reflexionan. Necesitan tiempo para responder. Prefieren la sustancia al small talk. A menudo se les pasa por alto en una reunión o incluso a mayor escala; cuando hay que cubrir un nuevo puesto de dirección. Sin embargo, los introvertidos crean trabajo brillante, son líderes reflexivos y solo hablan en las reuniones cuando las cosas están bien pensadas. También aquí la confianza es esencial en la comunicación entre ambos grupos. Extravertidos que confían en el trabajo de los introvertidos y viceversa.

4 consejos para involucrar a extravertidos e introvertidos durante las reuniones:

Al organizar una reunión, tenga en cuenta ambos tipos de empleados y cree un entorno donde ambos experimenten confianza:

1. No se precipite: Tómese tiempo para su reunión, pero vaya al grano. Prefiera repartir una reunión larga en dos fechas, en lugar de pasar por encima de los puntos de la agenda para encajarlos.
2. Introduzca pausas para pensar: Deje que los asistentes tengan una pausa para pensar, de modo que todos puedan procesar la información antes de responder;
3. Limite el trabajo en grupo: «Stop the madness for constant group work» [como dice Susan Cain] — la calidad también puede venir del tiempo y las actividades en solitario. ¡No siempre hay «need to discuss in pairs»!
4. Facilite el seguimiento: Organice un seguimiento claro: ¿qué se discutirá, se investigará y se procesará? Los introvertidos, sobre todo, aprecian que su aportación se tome en serio.

Crear confianza | ¿Espacios de trabajo abiertos o cerrados?

¿Sabía que el 70 % de todas las oficinas de EE. UU. usan open workspaces? Desde mediados de los 2000 el concepto lo introdujeron muchas empresas de Silicon Valley. Hay muchas ventajas de tener un open workspace. La más importante: una colaboración más fuerte. Sin embargo, también hay observaciones críticas. En 2005, Jungsoo Kim y Richard de Dear de la University of Sydney realizaron una investigación exhaustiva sobre las diferencias en la experiencia de los empleados entre open workspaces y oficinas privadas. Compararon 303 oficinas. El ruido, las interrupciones y la falta de privacidad acústica fueron las experiencias negativas más mencionadas en open workspaces. Al mismo tiempo, se valoró más la facilidad de interacción. Curiosamente, ese aspecto no lo experimentaron de forma distinta quienes trabajaban en oficinas privadas.

En resumen y según los investigadores, los open workspaces no son necesariamente los motores de la colaboración. Para los hubs extravertidos puede funcionar mejor que para los pulse takers introvertidos. No olvide también que la moneda de la amistad es compartir confianza. Curiosamente, eso es menos fácil de lograr en un open workspace. Así que parece que no hay una talla única: se trata de encontrar lo que mejor funciona para su equipo.

4 consejos para involucrar a su equipo en distintos espacios de oficina

Si quiere fomentar la interacción en su equipo, un open workspace parece el paso lógico. Sin embargo, teniendo en cuenta todos los roles que comentamos [introvertidos, extravertidos, hubs, gatekeepers y pulse takers], necesitará pensar con inteligencia el plano de planta para que todos se sientan cómodos y tengan confianza para compartir o trabajar en silencio:

1. Distribuya asientos para distintos roles: Siéntese a los hubs en el centro, luego a los gatekeepers, y deje los espacios relativamente más silenciosos a los pulse takers.
2. Cree espacios silenciosos: Un lugar para concentrarse, tal vez incluso para recargar; ¡listo para más y mejor interacción! La soledad es un ingrediente crucial para la productividad.
3. ¡Salgan! Los estudios muestran que los viajes de negocios impulsan la creatividad, la cohesión social y la interacción en el equipo.

Conclusión | Reuniones con confianza

Cuando hay confianza en el lugar de trabajo, hay confianza para conectar. Espacio para relaciones positivas entre miembros del equipo de las que nacen ideas innovadoras. Tenga en cuenta el ADN de su equipo y en qué tipo de entorno se sienten más seguros. Fomente una cultura donde sea bueno hacer preguntas y manténgalo personal. Para concretarlo un poco más:

• Debata afirmaciones [de acuerdo / en desacuerdo] en las que se use la palabra «yo». P. ej. «Creo que el estilo de comunicación de nuestro equipo es eficaz». Dé a los miembros introvertidos una pausa para pensar; deje que los gatekeepers hablen.
• Facilite feedback anónimo para llegar al núcleo. A veces no importa quién diga qué, sino el hecho de que se aborde un tema. No pregunte «¿quién dijo eso?», sino «¿quién quiere profundizar en este tema?». Tal vez inicie esa conversación en una salida de equipo — en un entorno relajado.
• En reuniones muy estratégicas ayuda saber que anónimo es anónimo. La tecnología de Sendsteps es conforme a ISO y la usan empresas Fortune 500 por su configuración de seguridad de datos.

En resumen, cultive un ambiente en el que las preguntas de los empleados nazcan del deseo de crecer y aprender. Como empleador, puede crear un entorno sólido con una visión adecuada de los factores que construyen confianza y con la intención de crecer e innovar como equipo. ¡Reuniones que expresan confianza!