Cómo generar confianza en el lugar de trabajo mejorando las reuniones
En el mundo de los negocios, la palabra "confianza" puede percibirse fácilmente como un término desconocido. Puede resultar difícil comprender su verdadero significado. Puede que la confianza no sea fácil de cuantificar, pero todo el mundo estará de acuerdo en que merece la pena dedicarle tiempo y recursos. Susan Jacobs, especialista británica en el compromiso de los empleados, conocido por el Modelo Jacobs, definió los siguientes 8 impulsores de la confianza en el lugar de trabajo:
Sentido de pertenencia: la sensación de que un empleado forma parte de un equipo.
Voz y reconocimiento: posibilidad de hablar y opinar en la toma de decisiones
Importancia y posición: el grado en que un empleado se siente valorado
Igualdad de trato: el entendimiento de que todo el mundo recibe el mismo trato.
Aprender y experimentar: la experiencia de poder experimentar, equivocarse y aprender.
Elección y autonomía: el poder de tomar decisiones individuales para la organización.
Seguridad y certidumbre: la sensación de estar a salvo gracias a la confianza en el equipo
Propósito: la comprensión de cómo un individuo contribuye al conjunto
Crear confianza | ¿Cómo organizar reuniones de negocios?
En Sendsteps solemos relacionarlo con la confianza, ya que la herramienta de interacción con el público se utiliza en entornos en los que la confianza es un ingrediente tan importante: durante todo tipo de reuniones. Pensemos en ejercicios de creación de equipos, sesiones estratégicas en la sala de juntas o reuniones de accionistas. Los clientes nos preguntan a menudo cómo:
... fomentar un diálogo abierto
... estar seguro de la seguridad de los datos
... abordar los comentarios anónimos
Antes de responder a estas preguntas, conviene conocer mejor las diferentes funciones y características de cada uno de los miembros del equipo. ¿Cuál es su influencia en la confianza dentro del equipo? Obviamente, hay muchas formas de analizar esta cuestión. En Sendsteps hay algunas perspectivas que creemos que aportan una visión interesante sobre la confianza dentro de su equipo. Abarcamos tres aspectos;
La teoría de Karen Stephenson sobre la confianza en las redes de oficinas. Su teoría nos ayuda a entender cómo la confianza dirige los flujos de información dentro de una organización.
Un segundo aspecto es el de los miembros introvertidos y extravertidos de un equipo y cómo ambos influyen de forma diferente en la experiencia de la confianza dentro de un equipo.
Y, por último, el escenario de la confianza, es decir, la propia planta de trabajo, influye a la hora de crear un ambiente seguro y positivo. Hablaremos del llamado "espacio de trabajo abierto".
Crear confianza | Las funciones de los miembros del equipo
Karen Stephenson es una profesora y antropóloga empresarial estadounidense que investiga "la anatomía de las redes". Stephenson se centra especialmente en cómo fluye la información dentro de una red. Por ejemplo, ayudó a Defensa de Estados Unidos a identificar los puntos débiles y las conexiones clave de la red terrorista Al Qaeda. Pero su investigación abarca todo tipo de redes: desde las familiares a las sociales, pasando por las de oficina. Con ella contribuye a mejorar el sentido de comunidad e incluso ayuda a monetizar la confianza. En su teoría, Stephenson define tres funciones que están presentes en todos los equipos y que dictan cómo fluye la información [o no, ¡con la falta de confianza!] Piensa en tu propia organización cuando reflexiones sobre las siguientes funciones:
**Los hubs son las mariposas sociales de tu equipo. Conocen a mucha gente, son habladores por naturaleza y unen a las personas. Cuéntale algo a un hub y pronto todo el mundo lo sabrá.
Porteros: Los porteros desempeñan un papel importante a la hora de transmitir información a un nivel superior o de bloquearla. Pueden usar o abusar del poder.
Tomadores de pulso: Los tomadores de pulso se encuentran en los bordes de la red. Puede que no sean el centro de atención, pero tienen suficiente visión de conjunto y suficientes relaciones para hacerse una buena idea de la situación.
Karen Stephenson afirma que las empresas innovadoras tienen un gran sentido de la confianza. Hay muchas conexiones entre los distintos miembros del equipo.
3 consejos para hacer un uso inteligente de los distintos roles del equipo:
Entonces, ¿qué hacer con esta información en lo que respecta a tus reuniones de oficina?
Define las funciones de tu equipo: Tómate un minuto y piensa en tus compañeros: ¿quién es un centro típico? ¿Podría ser John un tomador de pulso? Que quede claro que estos papeles son informales y no están necesariamente relacionados con los niveles de función [por ejemplo, un recepcionista puede ser más un portero que un Director Financiero].Al explorar estos papeles dentro de tu equipo, puede que no te sorprenda que la mayor parte del tiempo de palabra lo consuman los hubs. Ahora piense en todos los que toman el pulso entre los asistentes a la reunión; involúcrelos activamente haciéndoles preguntas o dejando que aporten ideas.
**¿Por qué no dedicas una sesión a definir estas funciones junto con tu equipo? Puede ser interesante hacerlo, porque el conocimiento de estos tres roles puede ser una herramienta estratégica para controlar y construir la comunicación dentro de tu equipo.Con una clara conciencia de equipo sobre el papel de cada uno, puede que encuentres una nueva dinámica en tus reuniones y en la interacción del grupo. ¿Los guardianes hablan más fácilmente? ¿Pueden contar hasta 10 antes de responder? Conviértalo en un pequeño reto y vea qué ocurre. Experimentar es el primer paso hacia la innovación.
Repensar sus actividades de comunicación interna y externa; tradicionalmente, los profesionales de la comunicación de su equipo [hubs] se encargan de comunicar el cambio. Pero en algunas ocasiones, puede haber otros compañeros en la red de la oficina que tengan una posición mucho más fuerte y estratégica dentro de la red [tomadores de pulso, por ejemplo]. ¿Se te ocurre alguien más para hacer el siguiente trabajo de comunicación?
Crear confianza | Empleados introvertidos y extravertidos
El siguiente aspecto de la confianza que nos gustaría explorar es la diferencia entre los miembros extravertidos e introvertidos de un equipo. Mientras que los extravertidos suelen desempeñar el papel de "eje", los introvertidos son los típicos "tomadores de pulso". Acerquémonos a nuestros empleados introvertidos: ¡uno de cada dos o tres de nuestros colegas! La introversión se confunde fácilmente con la timidez. Pero atención, "la introversión tiene más que ver con cómo respondes a los estímulos, incluidos los sociales", dice Susan Cain [escritora, conferenciante y ex abogada estadounidense de Wall Street]. Los introvertidos escuchan y reflexionan en silencio. Necesitan tiempo para responder. Les gusta más la sustancia que la cháchara. A menudo se les pasa por alto durante una reunión o incluso a mayor escala; cuando hay que cubrir un nuevo puesto directivo. Sin embargo, los introvertidos crean trabajos brillantes, son líderes reflexivos y sólo hablan durante las reuniones cuando las cosas están muy pensadas. Pero, también aquí; la confianza es esencial en la comunicación entre ambos grupos. Los extravertidos confían en el trabajo de los introvertidos y viceversa.
4 consejos para involucrar a extravertidos e introvertidos durante las reuniones:
Cuando organices una reunión, ten en cuenta a ambos tipos de empleados y crea un entorno en el que ambos experimenten confianza;
No tengas prisa: Dedica tiempo a tu reunión, pero cíñete al tema. Es preferible repartir una reunión más larga en dos fechas, en lugar de pasar rápidamente por encima de los puntos del orden del día para que quepan.
Introduce pausas para pensar: Deja que los asistentes hagan una pausa para pensar, de modo que todos puedan procesar la información antes de responder;
Limitar el trabajo en grupo: "Detener la locura por el trabajo en grupo constante" [como dice Susan Cain] - la calidad también puede provenir del tiempo y las actividades en solitario. No siempre es "necesario debatir en parejas".
Facilitar el seguimiento: Organizar un seguimiento claro; ¿qué se discutirá, se seguirá investigando y procesando? Especialmente los introvertidos aprecian que se tomen en serio sus aportaciones.
Crear confianza | ¿Espacios de trabajo abiertos o cerrados?
¿Sabía que el 70% de las oficinas estadounidenses utilizan espacios de trabajo abiertos? Desde mediados de la década de 2000, muchas empresas de Silicon Valley introdujeron este concepto. Tener un espacio de trabajo abierto tiene muchas ventajas. La más importante es una mayor colaboración. Sin embargo, también hay que hacer observaciones críticas. En 2005, Jungsoo Kim y Richard de Dear, de la Universidad de Sídney, llevaron a cabo una exhaustiva investigación sobre las diferencias en las experiencias de los empleados que trabajan en un espacio de trabajo abierto y los que lo hacen en oficinas privadas. Compararon 303 oficinas. El ruido, las interrupciones y la privacidad sonora fueron las experiencias negativas mencionadas con más frecuencia en los espacios de trabajo abiertos. Al mismo tiempo, lo que más se valoraba era la facilidad de interacción. Curiosamente, este aspecto no lo experimentaron de forma diferente los trabajadores de oficinas privadas.
En resumen, y según los investigadores, los espacios de trabajo abiertos no son necesariamente los motores de la colaboración. Para los extravertidos puede funcionar mejor que para los introvertidos. No hay que olvidar tampoco que la moneda de cambio de la amistad es compartir la confianza. Curiosamente, esto es menos fácil de conseguir en un espacio de trabajo abierto. Por lo tanto, parece que no hay una solución única para todos los casos y todo se reduce a encontrar lo que mejor funciona para tu equipo.
4 consejos para relacionarte con tu equipo en diferentes espacios de oficina
Cuando quieres fomentar la interacción en tu equipo, un espacio de trabajo abierto parece el paso lógico. Sin embargo, si tenemos en cuenta los distintos roles de los que hemos hablado [introvertidos, extravertidos, concentradores, guardianes e impulsores], tendremos que pensar bien el plano de la planta para que todos se sientan cómodos y experimenten la confianza de compartir o trabajar en silencio;
Reparte los asientos en función de las funciones: Sienta a tus jefes en el centro, luego a los guardianes y deja que los espacios relativamente más tranquilos sean para los que toman el pulso.
Crea tus espacios de tranquilidad: Un lugar para concentrarte, para tal vez incluso recargarte; ¡listo para interactuar más y mejor! La soledad es un ingrediente crucial para la productividad.
**Los estudios demuestran que los viajes de negocios fomentan la creatividad, la cohesión social y la interacción en el equipo.
Conclusión | Reuniones de confianza
Cuando hay confianza en el lugar de trabajo, hay confianza para conectar. Espacio para las relaciones positivas entre los miembros del equipo, de donde nacen las ideas innovadoras. Tenga en cuenta el ADN de su equipo y en qué tipo de entorno se sienten más confiados. Fomente una cultura en la que sea bueno hacer preguntas y mantener el tono personal. Para hacerlo un poco más concreto:
Discuta las afirmaciones [de acuerdo/en desacuerdo] en las que se utiliza la palabra "yo". Por ejemplo: "Creo que nuestro estilo de comunicación en equipo es eficaz". Da un respiro a los miembros introvertidos de tu equipo y deja que hablen los que no lo son.
Facilite la retroalimentación anónima para llegar al meollo. A veces no importa quién dice qué, pero el hecho de que se aborde una cuestión por sí mismo es positivo. No preguntes "¿quién ha dicho eso?", sino "¿a quién le gustaría profundizar en esta cuestión?". Tal vez pueda iniciar una charla de este tipo durante una excursión del equipo, en un ambiente relajado.
En reuniones muy estratégicas es útil saber que anónimo es anónimo. La tecnología de Sendsteps cumple las normas ISO y es utilizada por empresas de Fortune500 por su configuración de seguridad de los datos.
En resumen, cultive un ambiente en el que las preguntas de los empleados provengan del deseo de crecer y aprender. Como empleador, puedes crear un entorno perfecto con una adecuada percepción de los factores que generan confianza y con la intención de crecer e innovar como equipo. Reuniones que expresan confianza
Robert Daverschot
Robert es moderador profesional, presentador y coach de oradores. Robert tiene años de experiencia en su país y en el extranjero y trabaja para una amplia gama de sectores. Ha entrevistado a ministros, capitanes de la industria e incluso a Su Santidad el Dalai Lama. En su trato con el público, siempre utiliza Sendsteps. Con él, el público puede expresar sus opiniones, por lo que los asistentes pueden emitir votos o enviar comentarios a los ponentes y paneles en el escenario. De este modo, los actos se convierten en animados diálogos en los que todo el mundo puede expresarse.