Cómo generar confianza en el lugar de trabajo mejorando las reuniones

En Sendsteps solemos relacionarlo con la confianza, ya que la herramienta de interacción con el público se utiliza en entornos en los que la confianza es un ingrediente tan importante: durante todo tipo de reuniones. Pensemos en ejercicios de creación de equipos, sesiones estratégicas en la sala de juntas o reuniones de accionistas. Los clientes nos preguntan a menudo cómo:

1. ... fomentar un diálogo abierto

2. ... estar seguro de la seguridad de los datos

3. ... abordar los comentarios anónimos

Karen Stephenson es una profesora y antropóloga empresarial estadounidense que investiga "la anatomía de las redes". Stephenson se centra especialmente en cómo fluye la información dentro de una red. Por ejemplo, ayudó a Defensa de Estados Unidos a identificar los puntos débiles y las conexiones clave de la red terrorista Al Qaeda. Pero su investigación abarca todo tipo de redes: desde las familiares a las sociales, pasando por las de oficina. Con ella contribuye a mejorar el sentido de comunidad e incluso ayuda a monetizar la confianza. En su teoría, Stephenson define tres funciones que están presentes en todos los equipos y que dictan cómo fluye la información [o no, ¡con la falta de confianza!] Piensa en tu propia organización cuando reflexiones sobre las siguientes funciones:

• **Los hubs son las mariposas sociales de tu equipo. Conocen a mucha gente, son habladores por naturaleza y unen a las personas. Cuéntale algo a un hub y pronto todo el mundo lo sabrá.

• Porteros: Los porteros desempeñan un papel importante a la hora de transmitir información a un nivel superior o de bloquearla. Pueden usar o abusar del poder.

• Tomadores de pulso: Los tomadores de pulso se encuentran en los bordes de la red. Puede que no sean el centro de atención, pero tienen suficiente visión de conjunto y suficientes relaciones para hacerse una buena idea de la situación.

El siguiente aspecto de la confianza que nos gustaría explorar es la diferencia entre los miembros extravertidos e introvertidos de un equipo. Mientras que los extravertidos suelen desempeñar el papel de "eje", los introvertidos son los típicos "tomadores de pulso". Acerquémonos a nuestros empleados introvertidos: ¡uno de cada dos o tres de nuestros colegas! La introversión se confunde fácilmente con la timidez. Pero atención, "la introversión tiene más que ver con cómo respondes a los estímulos, incluidos los sociales", dice Susan Cain [escritora, conferenciante y ex abogada estadounidense de Wall Street]. Los introvertidos escuchan y reflexionan en silencio. Necesitan tiempo para responder. Les gusta más la sustancia que la cháchara. A menudo se les pasa por alto durante una reunión o incluso a mayor escala; cuando hay que cubrir un nuevo puesto directivo. Sin embargo, los introvertidos crean trabajos brillantes, son líderes reflexivos y sólo hablan durante las reuniones cuando las cosas están muy pensadas. Pero, también aquí; la confianza es esencial en la comunicación entre ambos grupos. Los extravertidos confían en el trabajo de los introvertidos y viceversa.

4 consejos para involucrar a extravertidos e introvertidos durante las reuniones:

Cuando organices una reunión, ten en cuenta a ambos tipos de empleados y crea un entorno en el que ambos experimenten confianza;

1. No tengas prisa: Dedica tiempo a tu reunión, pero cíñete al tema. Es preferible repartir una reunión más larga en dos fechas, en lugar de pasar rápidamente por encima de los puntos del orden del día para que quepan.

2. Introduce pausas para pensar: Deja que los asistentes hagan una pausa para pensar, de modo que todos puedan procesar la información antes de responder;

3. Limitar el trabajo en grupo: "Detener la locura por el trabajo en grupo constante" [como dice Susan Cain] - la calidad también puede provenir del tiempo y las actividades en solitario. No siempre es "necesario debatir en parejas".

4. Facilitar el seguimiento: Organizar un seguimiento claro; ¿qué se discutirá, se seguirá investigando y procesando? Especialmente los introvertidos aprecian que se tomen en serio sus aportaciones.

¿Sabía que el 70% de las oficinas estadounidenses utilizan espacios de trabajo abiertos? Desde mediados de la década de 2000, muchas empresas de Silicon Valley introdujeron este concepto. Tener un espacio de trabajo abierto tiene muchas ventajas. La más importante es una mayor colaboración. Sin embargo, también hay que hacer observaciones críticas. En 2005, Jungsoo Kim y Richard de Dear, de la Universidad de Sídney, llevaron a cabo una exhaustiva investigación sobre las diferencias en las experiencias de los empleados que trabajan en un espacio de trabajo abierto y los que lo hacen en oficinas privadas. Compararon 303 oficinas. El ruido, las interrupciones y la privacidad sonora fueron las experiencias negativas mencionadas con más frecuencia en los espacios de trabajo abiertos. Al mismo tiempo, lo que más se valoraba era la facilidad de interacción. Curiosamente, este aspecto no lo experimentaron de forma diferente los trabajadores de oficinas privadas.

En resumen, y según los investigadores, los espacios de trabajo abiertos no son necesariamente los motores de la colaboración. Para los extravertidos puede funcionar mejor que para los introvertidos. No hay que olvidar tampoco que la moneda de cambio de la amistad es compartir la confianza. Curiosamente, esto es menos fácil de conseguir en un espacio de trabajo abierto. Por lo tanto, parece que no hay una solución única para todos los casos y todo se reduce a encontrar lo que mejor funciona para tu equipo.

4 consejos para relacionarte con tu equipo en diferentes espacios de oficina

Cuando quieres fomentar la interacción en tu equipo, un espacio de trabajo abierto parece el paso lógico. Sin embargo, si tenemos en cuenta los distintos roles de los que hemos hablado [introvertidos, extravertidos, concentradores, guardianes e impulsores], tendremos que pensar bien el plano de la planta para que todos se sientan cómodos y experimenten la confianza de compartir o trabajar en silencio;

1. Reparte los asientos en función de las funciones: Sienta a tus jefes en el centro, luego a los guardianes y deja que los espacios relativamente más tranquilos sean para los que toman el pulso.

2. Crea tus espacios de tranquilidad: Un lugar para concentrarte, para tal vez incluso recargarte; ¡listo para interactuar más y mejor! La soledad es un ingrediente crucial para la productividad.

3. **Los estudios demuestran que los viajes de negocios fomentan la creatividad, la cohesión social y la interacción en el equipo.