Cómo organizar una reunión eficaz 4 ingredientes esenciales

Obviamente, cuando hay más en juego, más tiempo querrá invertir en preparar su reunión. Y hay más que preparar de lo que cabría esperar... y, por tanto, también más en lo que tener éxito.

• Define tu objetivo: ¿Una puerta abierta? Puede, pero en la práctica no hay muchas reuniones que empiecen describiendo el objetivo de "por qué estamos aquí juntos". Como anfitrión de una reunión, asegúrate de definir tu objetivo de la forma más concreta posible y compártelo al principio de la reunión, o mejor aún, adjúntalo a la invitación. En ella describa también la forma de la reunión: ¿es una lluvia de ideas, una sesión informativa o quiere mantener un debate?

• **¿Necesita reservar una sala de reuniones? ¿Y si se puede asistir a la misma reunión en línea a través de una conferencia telefónica, Skype o un livestream? Con la ayuda de Sendsteps, los asistentes en línea pueden votar propuestas o responder a preguntas durante breves presentaciones. Si la tecnología puede ser una alternativa para su reunión física, piense en los costes que puede ahorrar en tiempo y desplazamientos.

• ¿Quién participa?: Considera quién está invitado a tu reunión. Selecciona estratégicamente y ten en cuenta las funciones de los miembros del equipo. ¿Qué colegas tienen una amplia red de contactos? ¿Quién es un experto en la materia? ¿Hay un buen equilibrio entre introvertidos y extravertidos? Nuestro reciente blog sobre "Cómo generar confianza en el lugar de trabajo" puede darte más ideas.

• Encuesta previa a la reunión: Una vez que sus objetivos estén claros, cuando sepa quién va a asistir y cómo se va a celebrar la reunión, asegúrese de organizar una breve encuesta previa a la reunión: de este modo podrá recoger las expectativas de todos los asistentes. Esto te ayudará, en los días previos a la reunión, a adaptarla aún más a las necesidades de información de cada uno. Si ya tienes una cuenta [gratuita] de Sendsteps, echa un vistazo a la función de encuestas de Sendsteps y empieza a utilizarla de inmediato.

Un espacio cómodo nos ayuda a concentrarnos y a inspirarnos. Así que veamos qué hay que mejorar en tu sala de reuniones. El espacio: Para empezar, un espacio ordenado da espacio también a la cabeza. En varios estudios, las plantas también han demostrado su efecto positivo en el lugar de trabajo. Según el profesor estadounidense Roger Ulrich: "Atraen la atención sin esfuerzo y evocan emociones positivas que pueden promover respectivamente la renovación de la capacidad de concentración e interrumpir el proceso de estrés".

¿Ha considerado alguna vez el factor "color" al responder a la pregunta de cómo dirigir una reunión? Pues puede ir tan lejos como adaptar la combinación de colores de su sala de reuniones. La cadena hotelera escandinava Radisson SAS se tomó muy en serio el factor color a la hora de diseñar los espacios de reunión de sus hoteles: "Cada color tiene una influencia tanto física como mental en nuestro bienestar y salud general ". Los colores vivos nos dan más ganas de participar, los colores de la naturaleza expresan armonía y fiabilidad y el verde en todos sus tonos representa la innovación y el optimismo.

Por último, ten en cuenta el impacto que tu distribución de asientos tiene en la reunión. Si como anfitrión quieres tomar una decisión al final de la reunión, es posible que quieras sentarte en la cabecera de la mesa. Si, por el contrario, prefieres mantener una lluvia de ideas, lo mejor es que otra persona se siente en la cabecera. O utilizar una mesa redonda. O, como en muchas reuniones japonesas: prescindir por completo de mesa y silla y celebrar una reunión de pie. Según Forbes, así incluso se reduce el tiempo de reunión en un 36%.

Las escapadas a espacios de reunión: Si tu propia oficina no es el lugar más inspirador, o si no tienes espacio para acoger a grupos más grandes, hay cientos de alternativas. En las grandes ciudades cada vez se ofrecen más espacios de reunión pequeños, con el ambiente de una sala de estar. En Ámsterdam, Singel 80 es un buen ejemplo de sala de reuniones en una antigua casa del canal. Además de centros de reunión populares como Seats2meet.com y Spaces, cadenas hoteleras internacionales como citizenM y The Student Hotel también hacen un gran trabajo ofreciendo lugares creativos y divertidos para reunirse. ¡Sal de tu oficina y abandona la zona de confort!

Ahora que ha preparado y organizado tanto el contenido como el lugar de la reunión, ha llegado el momento de la reunión propiamente dicha. El factor "tiempo" es uno de los que más influyen en el éxito de la reunión. Por eso vamos a ver más de cerca algunos trucos inteligentes para gestionar el tiempo: Cuándo reunirse: Elija el momento adecuado de la semana para su reunión. Los lunes suelen estar repletos de "cosas por hacer" después del fin de semana y los viernes pueden tener menos energía. Así que elige un martes, miércoles o jueves.

Los asistentes tienden a perder la concentración después de 45 minutos, así que planifique una hora e intente exprimirla en 45 minutos. Además, el momento del día importa. Las reuniones a primera hora de la mañana suelen perder tiempo porque la gente está cogiendo café, porque los compañeros llegan tarde por culpa del tráfico o porque los compañeros aún no se han despertado. Sin embargo, a última hora de la mañana la gente está más despierta y, por tanto, es un buen momento para reunirse. Sin embargo, no la programes demasiado cerca de la hora de comer; la reunión podría alargarse innecesariamente porque los compañeros quisieran utilizar la hora de comer como tiempo de reunión extra. Queda por ver la eficacia de este tiempo extra y la fuerza de las decisiones.

Gestionar el tiempo de palabra: Delegue en un cronometrador que se asegure de respetar las franjas horarias del orden del día. Anúncialo con antelación para que los asistentes conozcan su función. Puedes evitar que alguien "monopolice la conversación" no sólo con una presidencia fuerte, sino también haciendo uso de la tecnología. Sendsteps permite recopilar datos rápidamente durante una reunión. Por ejemplo, mediante dejar votar a los asistentes a través de su smartphone frente a las reflexiones en directo de cada uno de los asistentes. Una vez que los resultados estén en la pantalla, puede dedicar tiempo a un debate general sobre el resultado.

Del mismo modo, también puedes dejar que los asistentes envíen preguntas, que no necesariamente tienen que responderse durante la reunión; pero puedes filtrar las más importantes y responder al resto más adelante. Incluso puedes nombrar un "compañero", un miembro del equipo que supervise todos los mensajes entrantes a través de Sendsteps filtro de mensajes y que interrumpa cuando haya contenido interesante que compartir.

Una vez que haya terminado la reunión, bien preparada, es posible que desee realizar algunas últimas actividades.

• **En lugar de crear tu propio trabajo a partir de una reunión, asegúrate de asignar actividades a cada uno de los asistentes. De este modo no sólo se reduce el trabajo, sino que se crea fácilmente un sentido de propiedad sobre un proyecto o actividad. También ayuda distribuir una breve lista de resultados después de la reunión. Es algo distinto a las actas: más compacto y directo. Combina estas notas con algunos de los resultados de tus encuestas y evaluaciones, y la gente estará deseando asistir a tu próxima reunión. Además, les habrás enseñado a organizar una reunión eficaz.

• Evaluar: En su último punto del orden del día, haga brevemente una ronda y pregunte a los asistentes "¿qué ha ido bien y qué hay que mejorar en la próxima reunión? También puedes hacer lo mismo pidiendo a los asistentes que rellenen un breve cuestionario en línea [por ejemplo, a través de la función de encuesta de Sendsteps]. Al pedir que evalúen dentro de la misma reunión, no sólo obtendrá más respuestas ['todos sus asistentes tienen otra cosa que hacer mañana por la mañana'], sino también puntuaciones de evaluación más altas.