Cómo organizar una reunión eficaz

• … 31 horas de reunión al mes se consideran improductivas
• … el 91 % de quienes asisten a reuniones de media sueña despierto
• … el 50 % de quienes asisten de media considera las reuniones una pérdida de tiempo

Atlassian cifra el coste de las reuniones innecesarias para las empresas de EE. UU. — en horas salariales desperdiciadas — en 37.000 millones de dólares. En resumen: las reuniones de personal se ven a menudo como asesinas de la productividad. Usted pensará: «Un momento, ¿no podemos simplemente dejar de reunirnos?». En la mayoría de los casos, no. Así que hacen falta otras estrategias. ¿Cómo dirigir una reunión que sea eficaz y a la vez un buen momento de contacto? No hay una plantilla fija, sí unas pautas claras. Experimente con algunos de estos ingredientes y verá cómo mejoran sus reuniones.

1: Input previo — ¿qué preparar antes de la reunión?

Cuanto más haya en juego, más tiempo querrá invertir en la preparación. Y hay más que preparar de lo que imagina — y por tanto más en lo que puede acertar.

• Defina su objetivo: ¿Una obviedad? Quizá, pero en la práctica pocas reuniones empiezan describiendo el «por qué estamos juntos». Como anfitrión, haga el objetivo lo más concreto posible y compártalo al inicio — o mejor, en la invitación. Describa también el formato: brainstorm, sesión informativa o debate.
• Online u offline: ¿Necesita reservar una sala? ¿O la misma reunión puede hacerse online por conference call, Skype o livestream? Con Sendsteps, los asistentes online pueden votar propuestas o responder preguntas en presentaciones cortas. Si la tecnología puede sustituir la reunión física, piense en el ahorro de tiempo y viajes.
• ¿Quién participa?: Seleccione con criterio y conozca los roles. ¿Quién tiene una red amplia? ¿Quién es experto en la materia? ¿Hay equilibrio entre perfiles introvertidos y extravertidos? Nuestro blog «How to build trust in the workplace» aporta más ideas.
• Encuesta previa: Con objetivos, invitados y formato claros, prepare una encuesta breve previa para recoger expectativas. Así ajusta la reunión en los días previos. Con una cuenta [gratuita] de Sendsteps use la función Survey de inmediato.

2: El escenario — ¿cómo debe ser el espacio ideal?

Un espacio agradable ayuda a concentrarse e inspirarse. ¿Qué mejorar? El espacio: Un entorno ordenado también ordena la cabeza. Varios estudios muestran el efecto positivo de las plantas en el trabajo. Según el profesor estadounidense Roger Ulrich: «Atraen la atención sin esfuerzo y evocan emociones positivas que, respectivamente, renuevan la capacidad de concentración e interrumpen el proceso de estrés».

¿Ha pensado en el color al plantearse cómo dirigir una reunión? Puede llegar a adaptar la paleta de la sala. La cadena Radisson SAS tomó el color en serio al diseñar sus espacios de reunión: «Cada color tiene una influencia física y mental en nuestro bienestar y salud.» Los colores vivos invitan a mayor implicación; los tonos naturales expresan armonía y fiabilidad; el verde, en todas sus gamas, innovación y optimismo.

Preste atención también al plan de asientos. Si como anfitrión quiere decidir al final, siéntese a la cabecera. En un brainstorm tiene más sentido que otra persona ocupe ese sitio — o usar una mesa redonda. O, como en muchas reuniones japonesas: sin mesa ni sillas, una reunión de pie. Según Forbes, eso puede recortar el tiempo de reunión hasta un 36 %.

Alternativas fuera de la oficina: Si su oficina no inspira o no hay espacio para grupos grandes, hay cientos de opciones. En ciudades grandes proliferan salas pequeñas con vibe de salón. En Ámsterdam, Singel 80 es un ejemplo en una casa de canal. Además de centros como Seats2meet.com y Spaces, cadenas como citizenM y The Student Hotel ofrecen lugares creativos. ¡Salga de la oficina y deje la zona de confort!

3: Gestión del tiempo — ¿cómo usarlo con inteligencia?

Con contenido y lugar listos, toca la reunión en sí. El factor «tiempo» influye mucho en el éxito. Por eso, trucos útiles: Cuándo: Elija el momento adecuado de la semana. Los lunes suelen ir cargados de tareas tras el fin de semana; los viernes, con menos energía. Elija martes, miércoles o jueves.

Tras 45 minutos suele caer el foco: planifique una hora e intente comprimirla en 45. También importa la hora del día. Las reuniones muy tempranas pierden tiempo en café, tráfico o gente aún dormida. Más tarde por la mañana la gente está más alerta — buen momento. No la programe demasiado cerca del almuerzo; si no, se alarga usando la comida como tiempo extra. Qué tan efectiva sea esa extra, es dudoso.

Gestionar el tiempo de palabra: Delegue un timekeeper que respete los bloques de agenda. Anuncie el rol de antemano. Evite que alguien monopolice la conversación — no solo con buena moderación, también con tecnología. Sendsteps le permite recoger datos rápido: por ejemplo, haciendo votar a los asistentes con el smartphone en lugar de solo reflexiones en vivo. Con los resultados en pantalla, dedique tiempo a discutir el resultado en grupo.

Del mismo modo, los asistentes pueden enviar preguntas que no hace falta responder en la reunión; filtre las más importantes y responda el resto después. Incluso puede nombrar un «sidekick» que supervise los mensajes entrantes con el filtro de mensajes de Sendsteps e interrumpa cuando haya algo relevante.

4: Seguimiento posterior — ownership y activación

Tras una reunión bien preparada, quedan unas últimas actividades.

• Evalúe: En el último punto de agenda, haga una ronda breve: «qué fue bien y qué mejorar». O pida un cuestionario online corto [p. ej. Sendsteps Survey]. Evaluar en la misma reunión da más respuestas y a menudo mejores puntuaciones: mañana cada uno tiene otra cosa que hacer.
• Cree ownership: Asigne actividades a asistentes concretos en lugar de llevarse todo usted. Así reparte trabajo y ownership. Distribuya después una lista breve de resultados — más compacta que actas. Combínela con resultados de polls y evaluación, y la gente querrá volver. Así muestra cómo dirigir una reunión eficaz — Validate → Improve en el enfoque Learning Loop Platform: Create → Engage → Validate → Improve.