Robert Daverschot
Wie gehen Sie mit einer weniger angenehmen Mitarbeiterveranstaltung um?
Nicht wegen Location oder Speaker-Line-up, sondern wegen einer unangenehmen Botschaft, die geteilt werden muss: Budgetkürzungen, schwache Ergebnisse oder sogar Stellenabbau. Wie bereiten Sie als Organisation eine Storyline für ein so heikles, aber wichtiges und strategisches Event vor?
Hier sind 10 Tipps für alle, die eine unangenehme Botschaft überbringen müssen:
1. Sagen Sie, was es mit Ihnen macht
Zeigen Sie aufrichtige Betroffenheit. Für Sie vielleicht selbstverständlich — ausgesprochen baut es Rapport zum Publikum auf. Sagen Sie auch, wovor sich niemand fürchten muss. So räumen Sie mögliche Hürden aus dem Weg, die weiteres Zuhören erschweren.
2. Unterstreichen Sie die Dringlichkeit
Erklären Sie, was passiert, wenn Sie ohne Eingriff weitermachen. Menschen müssen das Negativszenario verstehen, wenn niemand handelt.
3. Checken Sie bei Ihrem Publikum ein
Halten Sie durchgängig Verbindung zum Publikum. Es ist leicht, zu rational zu werden, wenn Sie alles erklären. Fragen Sie zwischendurch: „Wie geht es Ihnen?“ und fördern Sie kurze Interaktionsmomente.
4. Kommen Sie schnell auf den Punkt
Nehmen Sie sich nicht zu lange Zeit für Ihren Punkt. Die Menschen sind angespannt und verlieren Sie, wenn die Story zu ausführlich wird. Machen Sie Ihren Punkt klar und deutlich. Stützen Sie jeden Punkt mit Folien, die eine kompakte Zusammenfassung geben.
5. Schließen Sie persönlich ab
So persönlich und empathisch wie Sie begonnen haben, so sollten Sie auch schließen. Nutzen Sie gern ein inspirierendes Gedicht oder einen Text — solange es wirkt und zu Ihrem Führungsstil passt.
6. Bitten Sie um eine erste Reaktion
Nutzen Sie Sendsteps für die Frage „Wie fühlen Sie sich jetzt?“ und lassen Sie Teilnehmende anonym antworten, indem sie eine Option wählen. Die Ergebnisse auf dem Präsentationsbildschirm können negatives Sentiment zeigen — aber es ist klar, Menschen fühlen sich gehört, und es lässt sich leichter adressieren als eine Live-Reaktion.
7. Raum für Live-Kommentare
Live-Kommentare zu beantworten kann herausfordernd sein — ist aber wichtig, damit sich Menschen gehört fühlen. Ermöglichen Sie auch digitalen Input für Mitarbeitende, denen es schwerfällt, Fragen laut zu stellen. Besteht Ihr Board aus mehreren Mitgliedern, laden Sie Kolleginnen und Kollegen aus dem Board auf die Bühne ein, um an der Publikums-Q&A teilzunehmen.
8. Offene Fragen nachverfolgen
Nicht alle Fragen lassen sich beantworten. Sagen Sie das im Voraus. Kommunizieren Sie auch, wann und wie das Publikum Feedback zu Fragen erwarten kann, die jetzt nicht beantwortet werden können.
9. Bleiben Sie zum Umtrunk
Für alle, die Sie lieber informell ansprechen, hilft es, danach beim Umtrunk zu bleiben. Anwesend zu sein [als Führungskraft] ist bereits ein wichtiges Zeichen. Lassen Sie Ihren inneren Kreis kurz beiseite und mischen Sie sich unter so viele Teammitglieder wie möglich: von Junior bis Senior!
10. Üben und vorbereiten
Ein so wichtiges Meeting braucht gemeinsame Anstrengung. Sie sind vielleicht die Botschafterin oder der Botschafter — aber ein Team steht hinter Ihnen: eine Event-Fachkraft für das passende Setting, Head of Communications für den Tone of Voice, Board-Kolleginnen und -Kollegen zur Unterstützung und eine Moderation für Zeitmanagement, Introduktionen und eine klare Q&A. Ihre Vorbereitung besteht vor allem aus Üben, Üben und Üben!
