10 tips: personeelsevenement met een ongemakkelijke boodschap

Hoe ga je om met een personeelsevenement dat minder leuk is?

Niet vanwege de locatie of de sprekerslijst, maar vanwege een ongemakkelijke boodschap die gedeeld moet worden: bezuinigingen, tegenvallende resultaten of zelfs banenverlies. Hoe bereid je als organisatie een verhaallijn voor zo’n gevoelig, maar belangrijk en strategisch moment voor?

Hier zijn 10 tips voor wie een ongemakkelijke boodschap moet brengen:

1. Vertel wat het met je doet

Laat oprechte betrokkenheid zien. Voor jezelf misschien vanzelfsprekend, maar door het uit te spreken bouw je sneller rapport met je publiek. Zeg ook waar mensen zich géén zorgen over hoeven te maken. Zo haal je drempels weg die verder luisteren in de weg staan.

2. Onderstreep de urgentie

Leg uit wat er gebeurt als je zonder ingrijpen doorgaat. Mensen moeten het negatieve scenario begrijpen van niets doen.

3. Check in bij je publiek

Houd voortdurend verbinding met je publiek. Het is makkelijk te rationeel te worden als jij alles uitlegt. Vraag af en toe: “hoe gaat het met jullie?” en stimuleer korte interactiemomenten.

4. Kom snel to the point

Neem niet te lang om je punt te maken. Mensen zijn gespannen en haken af als je verhaal te lang wordt. Maak je punt helder en luid genoeg. Ondersteun elk punt met slides die een compacte samenvatting geven.

5. Rond persoonlijk af

Net zo persoonlijk en empathisch als je begon, zo rond je ook af. Gebruik desnoods een inspirerend gedicht of een tekst — zolang het werkt en bij jouw managementstijl past.

6. Vraag om een eerste reactie

Gebruik Sendsteps voor de vraag “Hoe voel je je nu?” en laat deelnemers anoniem reageren door een antwoordoptie te kiezen. De resultaten op het presentatiescherm kunnen een negatief sentiment tonen, maar het is in elk geval duidelijk, mensen voelen zich gehoord en het is makkelijker te adresseren dan een live reactie.

7. Ruimte voor live comments

Live comments beantwoorden kan lastig zijn, maar is belangrijk zodat mensen zich gehoord voelen. Bied ook digitale input voor medewerkers die het moeilijk vinden hardop vragen te stellen. Als je board uit meer leden bestaat, nodig dan ook collega-bestuurders op het podium uit voor de Q&A met het publiek.

8. Volg openstaande vragen op

Niet alle vragen kunnen beantwoord worden. Zeg dat vooraf. Communiceer ook wanneer en hoe het publiek feedback kan verwachten op vragen die nu niet beantwoord kunnen worden.

9. Blijf voor de borrel

Voor wie je liever informeel aanspreekt, helpt het om na afloop bij de drinks te blijven. Aanwezig zijn [als leider] is op zich al een belangrijk signaal. Laat je inner circle even voor wat die is en meng je met zoveel mogelijk teamleden: van junior tot senior!

10. Oefen en bereid voor

Zo’n belangrijke meeting vraagt om een gezamenlijke inspanning. Jij bent misschien de boodschapper, maar er staat een team achter je: een event professional voor de juiste setting, een Head of Communications die de tone of voice bewaakt, collega-bestuurders ter ondersteuning en een moderator die tijd, introducties en een soepele Q&A bewaakt. Jouw voorbereiding komt vooral neer op oefenen, oefenen en oefenen!