Robert Daverschot
Comment aborder un événement interne au message délicat ?
Ce n'est pas à cause du lieu ou du plateau d'intervenants, mais à cause d'un message délicat à partager : réductions de budget, résultats insuffisants, voire suppressions de postes. Comment une organisation peut-elle préparer un récit pour un moment aussi sensible, mais important et stratégique ?
Voici 10 conseils pour celles et ceux qui doivent porter un message délicat :
1. Dites ce que cela vous fait
Exprimez une préoccupation sincère. Cela peut vous sembler évident, mais le formuler à voix haute crée du lien avec votre auditoire. Dites aussi de quoi les personnes n'ont pas à s'inquiéter. Vous levez ainsi des freins qui les empêcheraient d'écouter la suite.
2. Soulignez le sentiment d'urgence
Expliquez ce qui se passera si vous continuez sans intervenir. Les personnes ont besoin de comprendre le scénario négatif de l'inaction.
3. Prenez le pouls de la salle
Gardez un contact constant avec votre auditoire. Il est facile de devenir trop rationnel quand on explique tout. Demandez de temps en temps : « Comment allez-vous ? » et favorisez de courts moments d'interaction.
4. Allez droit au but
Ne tardez pas trop à formuler votre message. Les personnes sont tendues et vous perdront si le récit s'étire. Soyez clair et net. Appuyez chaque point avec des diapositives qui en donnent un résumé compact.
5. Terminez sur une note personnelle
Terminez aussi personnellement et avec autant d'empathie que vous avez commencé. Utilisez un poème ou un texte inspirant, pourvu qu'il fonctionne et reste fidèle à votre style de management.
6. Demandez une première réaction
Utilisez Sendsteps pour poser la question « Comment vous sentez-vous maintenant ? » et laissez les participants répondre de façon anonyme en choisissant une option. Les résultats à l'écran peuvent montrer un sentiment négatif, mais au moins c'est clair, les gens se sentent entendus, et c'est plus facile à traiter qu'une réaction en direct.
7. Laissez de la place aux commentaires en direct
Répondre aux commentaires en direct peut être exigeant, mais c'est important pour que les personnes se sentent entendues. Autorisez aussi les contributions numériques pour ceux qui peinent à poser une question à voix haute. Si votre direction compte plusieurs membres, invitez aussi des collègues sur scène pour participer aux questions-réponses avec la salle.
8. Assurez le suivi des questions sans réponse
Toutes les questions ne peuvent pas être traitées sur le moment. Dites-le à l'avance. Communiquez aussi quand et comment l'auditoire pourra obtenir des réponses aux questions restées ouvertes.
9. Restez pour le moment convivial
Pour ceux qui préfèrent vous aborder de façon plus informelle, il est utile de rester pendant le moment de convivialité qui suit. Être présent [en tant que dirigeant] est déjà un signal important. Quittez votre cercle proche de collègues et allez vers autant de membres de l'équipe que possible : des juniors aux seniors !
10. Entraînez-vous et préparez-vous
Une réunion aussi importante demande un effort collectif. Vous êtes peut-être le messager, mais une équipe vous soutient : un professionnel de l'événementiel pour le cadre adapté, un responsable communication pour le ton, des collègues de direction en appui, et un modérateur qui gère le temps, les présentations et une session de questions-réponses fluide. Votre préparation se résume surtout à vous entraîner, vous entraîner et encore vous entraîner !
