2017-03-15_1152
Blog
“De bezoekers moeten vooral een leuke dag hebben gehad”. Niks is minder waar. Maar na veel voorbereiding en gemaakte kosten, is er na afloop van je event hopelijk meer te zeggen dan dat het alleen maar leuk was… Door jezelf van tevoren een paar slimme vragen te stellen, kun je na je event waardevoller terugblikken. En vooral ook vooruitkijken! Misschien ben je alweer bezig met de organisatie van een volgend event. Mogen wij je dan alvast drie vragen stellen? Vragen die je wat ons betreft voortaan mee kunt nemen voor iedere voorbereiding van een event;

 

  1. Wat verwacht je publiek van jouw event?
    Vraag van tevoren welke verwachting je publiek heeft van jouw event. Vraag wat ze nodig hebben om volgende stappen te kunnen maken in hun werk, project of persoonlijke ontwikkeling. Het kan helpen aanvullend nog enkele praktische zaken op te vragen, zoals bijvoorbeeld hun functie, leeftijd of land van herkomst. Door van tevoren een Sendsteps survey op te stellen en uit te sturen, vergaar je al volop informatie nog vóór je event begint. Data welke bruikbaar is om je sprekers te selecteren en te briefen. Om te bepalen hoelang je voor een Q&A of panelgesprek moet uittrekken. Om heldere stellingen te formuleren. Om je dagvoorzitter aan te geven waar het krachtenveld ligt. Kortom, door de verwachtingen in kaart te brengen, sluit je met je event beter aan bij ieders behoeften.
  2. Wat is het profiel van je publiek?
    Eenmaal in de zaal, bij de aftrap van je event, zie je een grote groep mensen voor je. Mensen die elkaar ook vaak niet kennen. Begin je bijeenkomst daarom door kort een aantal meerkeuzevragen aan je publiek te stellen en hen deze te laten beantwoorden;Maak voor iedereen inzichtelijk hoe innovatief de branche zichzelf inschat, of zij vinden slagen te hebben gemaakt rondom de integriteit van hun beroepsgroep of met welk cijfer zij hun werk beoordelen. Laat mensen hier kort met hun buurman of buurvrouw over sparren en ervaar hoe de zaal al veel makkelijker loskomt. Bovendien helpt het iedereen alle komende onderwerpen tijdens je event in een helderder perspectief te plaatsen. Des te kritischer kunnen er vervolgens ook vragen worden gesteld, des te hoger til je het niveau van je event.
  3. Wat doe je met de output na je event?
    De kennis en gedeelde ervaring van enkele of soms honderden professionals heb je na afloop van je event allemaal zwart op wit staan. Wat doe je met deze data? Geef om te beginnen dit duidelijk aan bij de aftrap van je event. Wanneer en in welke vorm kan het publiek een terugkoppeling verwachten van alle gestelde vragen en gedeelde ideeën?  Tijdens je event kun je een war room inrichten waarin sprekers na afloop van hun presentatie alsnog vragen beantwoorden. Film dit en ontsluit het direct op je event website en via je social media. Of schrijf een blog na afloop van het event. Of beantwoord de meeste gestelde vragen via het intranet van je organisatie. Het einde van je event is zo niet het einde van jullie gedeelde agenda. De waardevolle data biedt een slim … en vooral LEUK vervolg voor meer!