Renforcer la confiance au travail grâce à de meilleures réunions

1. Le sentiment d'appartenance : se sentir membre à part entière d'une équipe
2. La parole et la reconnaissance : pouvoir s'exprimer et peser sur les décisions
3. L'importance et la place : sentir que sa contribution est valorisée
4. L'égalité de traitement : savoir que chacun est traité de la même façon
5. L'apprentissage et l'expérimentation : pouvoir essayer, se tromper et apprendre
6. Le choix et l'autonomie : avoir la liberté de décider pour l'organisation
7. La sécurité et la fiabilité : se sentir en sécurité grâce à la confiance dans l'équipe
8. Le sens : comprendre comment chacun contribue à l'ensemble

Créer la confiance : comment organiser vos réunions ?

Chez Sendsteps, la confiance est un sujet de tous les jours, car nos outils servent justement dans des contextes où elle est essentielle : les réunions de toutes sortes. Pensez aux ateliers de cohésion d'équipe, aux comités stratégiques ou aux assemblées d'actionnaires. Nos clients nous demandent souvent comment :

1. … encourager un dialogue ouvert
2. … recueillir des retours anonymes
3. … avoir la certitude que leurs données sont protégées

Avant d'y répondre, mieux vaut comprendre les rôles et les profils au sein de votre équipe. Quelle est l'influence de chacun sur la confiance ? Il existe de nombreuses façons d'aborder la question. Chez Sendsteps, nous retenons trois angles qui éclairent bien la confiance dans une équipe :

• La théorie de Karen Stephenson sur la confiance dans les réseaux de bureau. Elle aide à comprendre comment la confiance oriente la circulation de l'information dans une organisation.
• La différence entre collègues introvertis et extravertis, et la manière dont chacun vit la confiance au sein d'une équipe.
• Enfin, le décor de la confiance : l'espace de travail lui-même, qui influence l'ambiance, sûre et positive ou non. Nous parlerons de l'« open space ».

Créer la confiance : les rôles au sein de l'équipe

Karen Stephenson est professeure américaine et anthropologue d'entreprise. Elle étudie « l'anatomie des réseaux » et, plus particulièrement, la façon dont l'information circule dans un réseau. Elle a par exemple aidé le département américain de la Défense à repérer les points faibles et les liens clés du réseau terroriste Al-Qaïda. Ses recherches couvrent pourtant tous les types de réseaux : familiaux, sociaux, professionnels. Elles contribuent à renforcer le sentiment de communauté et même à donner une valeur à la confiance. Selon sa théorie, trois rôles existent dans toute équipe et déterminent si l'information circule ou non (en cas de manque de confiance, elle se bloque !). Pensez à votre propre organisation en lisant ces rôles :

• Les « hubs » : ce sont les papillons sociaux de l'équipe. Ils connaissent beaucoup de monde, aiment parler et réunissent les gens. Confiez quelque chose à un hub et tout le monde le saura bientôt.
• Les « gardiens » : ils décident de transmettre l'information au niveau suivant ou de la retenir. Ils peuvent utiliser ce pouvoir à bon escient, ou en abuser.
• Les « capteurs de pouls » : on les trouve en périphérie du réseau. Ils ne sont pas au centre de l'attention, mais ils ont assez de recul et de relations pour sentir ce qui se passe vraiment.

Selon Karen Stephenson, les entreprises innovantes se caractérisent par un haut niveau de confiance, avec de nombreux liens entre les membres de l'équipe.

3 conseils pour tirer parti des différents rôles :

Que faire de ces informations pour vos réunions ?

• Identifiez les rôles dans votre équipe : prenez une minute pour penser à vos collègues. Qui est un hub typique ? Et si Jean était un capteur de pouls ? Ces rôles sont informels et ne suivent pas forcément la hiérarchie (un accueil peut jouer davantage le rôle de gardien qu'un directeur financier). Vous constaterez sans doute que les hubs prennent la plus grande part du temps de parole. Pensez maintenant à tous les capteurs de pouls présents : sollicitez-les par des questions ou invitez-les à présenter leurs idées.
• Consacrez une réunion aux rôles : pourquoi ne pas définir ces rôles ensemble ? Les connaître peut devenir un outil stratégique pour piloter et construire la communication de l'équipe. Quand chacun a conscience de son rôle, la dynamique des réunions peut changer. Les gardiens prennent-ils plus facilement la parole ? Les hubs savent-ils compter jusqu'à 10 avant de répondre ? Faites-en un petit défi et observez. Expérimenter est le premier pas vers l'innovation !
• Repensez votre communication interne et externe : traditionnellement, ce sont les professionnels de la communication (les hubs) qui portent les annonces de changement. Mais parfois, un autre collègue occupe une position bien plus stratégique dans le réseau, un capteur de pouls par exemple. Qui d'autre pourrait se charger de la prochaine communication ?

Créer la confiance : collaborateurs introvertis et extravertis

Deuxième aspect de la confiance : la différence entre collègues extravertis et introvertis. Les extravertis tiennent souvent le rôle de « hub », les introvertis celui de « capteur de pouls ». Regardons de plus près les introvertis, qui représentent un collègue sur deux ou trois ! On confond facilement introversion et timidité. Or, comme l'explique Susan Cain (auteure et conférencière américaine, ancienne avocate à Wall Street), « l'introversion tient surtout à la manière dont on réagit à la stimulation, y compris sociale ». Les introvertis écoutent et réfléchissent en silence. Ils ont besoin de temps pour répondre et préfèrent le fond aux bavardages. On les oublie souvent en réunion, et même plus largement, quand un poste de direction est à pourvoir. Pourtant, les introvertis produisent un travail remarquable, sont des responsables réfléchis et ne prennent la parole en réunion que lorsque leur idée est mûre. Là encore, la confiance est essentielle entre les deux groupes : les extravertis font confiance au travail des introvertis, et inversement.

4 conseils pour impliquer extravertis et introvertis en réunion :

Quand vous organisez une réunion, pensez aux deux profils et créez un cadre où chacun se sent en confiance :

1. Ne précipitez rien : prenez le temps, mais restez centré sur l'essentiel. Mieux vaut répartir une longue réunion sur deux dates que survoler des points de l'ordre du jour pour tout faire tenir.
2. Prévoyez des temps de réflexion : laissez chacun digérer l'information avant de répondre.
3. Limitez le travail de groupe : comme le dit Susan Cain, il faut « arrêter la folie du travail de groupe permanent ». La qualité naît aussi du temps et des activités en solo. Il n'est pas toujours nécessaire de discuter à deux !
4. Organisez le suivi : précisez ce qui sera discuté, approfondi et traité ensuite. Les introvertis, surtout, apprécient que leur contribution soit prise au sérieux.

Créer la confiance : open space ou bureaux fermés ?

Saviez-vous que 70 % des bureaux américains sont en open space ? Le concept a été popularisé dès le milieu des années 2000 par de nombreuses entreprises de la Silicon Valley. Ses avantages sont réels, le principal étant une meilleure collaboration. Mais il suscite aussi des critiques. En 2005, Jungsoo Kim et Richard de Dear, de l'université de Sydney, ont mené une vaste étude comparant l'expérience de salariés en open space et en bureau individuel, sur 303 bureaux. Le bruit, les interruptions et le manque d'intimité sonore étaient les inconvénients les plus cités en open space. En revanche, la facilité des échanges y était la qualité la plus appréciée. Fait intéressant, cet aspect n'était pas vécu différemment par les personnes en bureau individuel.

En résumé, selon les chercheurs, l'open space n'est pas forcément le moteur de la collaboration. Il convient peut-être mieux aux hubs extravertis qu'aux capteurs de pouls introvertis. N'oublions pas non plus que l'amitié se nourrit de confidences, ce qui est justement plus difficile à obtenir en open space. Il n'existe donc pas de solution universelle : tout dépend de ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe.

4 conseils pour faire vivre les échanges selon l'aménagement des bureaux

Pour favoriser l'interaction, l'open space paraît logique. Mais avec tous les profils évoqués (introvertis, extravertis, hubs, gardiens et capteurs de pouls), il faut réfléchir à votre plan d'aménagement pour que chacun se sente à l'aise, qu'il s'agisse de partager ou de travailler au calme :

1. Répartissez les places selon les rôles : installez les hubs au centre, puis les gardiens, et réservez les espaces plus calmes aux capteurs de pouls.
2. Créez des espaces de calme : un endroit pour se concentrer, voire se ressourcer, afin de mieux échanger ensuite. La solitude est un ingrédient précieux de la productivité.
3. Sortez des murs ! Des études montrent que les déplacements professionnels stimulent la créativité, la cohésion et les échanges dans l'équipe.

Conclusion : des réunions qui inspirent confiance

Quand la confiance règne au travail, on ose se rapprocher. Elle laisse la place à des relations positives, d'où naissent les idées nouvelles. Pensez à l'ADN de votre équipe et au cadre dans lequel chacun se sent le plus en confiance. Cultivez une culture où poser des questions est naturel, et gardez un ton personnel. Pour rendre cela plus concret :

• Soumettez des affirmations (d'accord / pas d'accord) formulées à la première personne, par exemple « Je pense que le style de communication de notre équipe est efficace ». Accordez un temps de réflexion à vos collègues introvertis et laissez vos gardiens s'exprimer.
• Favorisez les retours anonymes pour aller à l'essentiel. Parfois, peu importe qui parle : le simple fait qu'un sujet soit abordé est déjà positif. Ne demandez pas « qui a dit ça ? », mais « qui souhaite développer ce point ? ». Pourquoi ne pas lancer la discussion lors d'une sortie d'équipe, dans un cadre détendu ?
• Dans les réunions très stratégiques, il est utile de savoir qu'anonyme veut dire anonyme. La technologie Sendsteps est conforme à la norme ISO et utilisée par des entreprises du Fortune 500 pour ses paramètres de sécurité des données.

En bref, cultivez une atmosphère où les questions de vos collaborateurs naissent d'une envie de progresser et d'apprendre. En tant qu'employeur, vous pouvez créer le cadre idéal en comprenant les facteurs de confiance et en gardant l'envie d'innover ensemble. Des réunions qui expriment la confiance !