Hoe bouw je vertrouwen op het werk

1. Een gevoel van erbij horen: het gevoel van een medewerker deel te zijn van een team
2. Stem en erkenning: de mogelijkheid om te spreken en mee te denken in besluitvorming
3. Betekenis en positie: de mate waarin een medewerker zich gewaardeerd voelt
4. Gelijke behandeling: het besef dat iedereen gelijk wordt behandeld
5. Leren en experimenteren: de ervaring om te mogen experimenteren, fouten te maken en te leren
6. Keuze en autonomie: de ruimte om individuele keuzes te maken voor de organisatie
7. Veiligheid en zekerheid: het gevoel veilig te zijn door vertrouwen in het team
8. Purpose: het begrip van hoe iemand bijdraagt aan het geheel

Vertrouwen creëren | Hoe organiseer je zakelijke meetings?

Bij Sendsteps komen we vertrouwen vaak tegen, omdat teams onze Learning Loop Platform gebruiken in settings waar vertrouwen zo’n belangrijk ingrediënt is: tijdens allerlei meetings. Denk aan teambuildingoefeningen, strategische boardroomsessies of aandeelhoudersvergaderingen. Klanten vragen ons vaak hoe ze:

1. … een open dialoog kunnen stimuleren
2. … anonieme feedback kunnen adresseren
3. … zeker kunnen zijn van dataveiligheid

Voor je die vragen beantwoordt, helpt het om de verschillende rollen en kenmerken van je teamleden beter te begrijpen. Wat is hun invloed op vertrouwen binnen het team? Er zijn veel manieren om daarnaar te kijken. Bij Sendsteps geloven we dat een paar perspectieven een interessant zicht geven op vertrouwen in je team. We behandelen drie aspecten:

• Karen Stephensons theorie over vertrouwen in kantoornetwerken. Haar theorie helpt te begrijpen hoe vertrouwen informatiestromen binnen een organisatie stuurt.
• Een tweede aspect is dat van introverte en extraverte teamleden en hoe beiden het ervaren van vertrouwen anders beïnvloeden.
• En ten slotte het podium voor vertrouwen: de werkvloer zelf. We bespreken de zogenaamde “open workspace”.

Vertrouwen creëren | De rollen die teamleden spelen

Karen Stephenson is een Amerikaanse professor en corporate anthropoloog die onderzoek doet naar “the anatomy of networks”. Stephenson focust vooral op hoe informatie binnen een netwerk stroomt. Ze hielp bijvoorbeeld het Amerikaanse Defense Department zwakke plekken en sleutelverbindingen in het Al Qaeda-netwerk te identificeren. Maar haar onderzoek bestrijkt allerlei netwerken: van familie tot social tot kantoor. Daarmee draagt ze bij aan een sterker communitygevoel en helpt ze zelfs vertrouwen te monetizen. In haar theorie definieert Stephenson drie rollen die in elk team aanwezig zijn en bepalen hoe informatie stroomt [of niet, bij gebrek aan vertrouwen!]. Houd je eigen organisatie in gedachten terwijl je over deze rollen nadenkt:

• Hubs: De hubs zijn de social butterflies van je team. Ze kennen veel mensen, zijn van nature spraakzaam en brengen mensen samen. Vertel iets aan een hub en al snel weet iedereen het.
• Gatekeepers: De gatekeepers spelen een belangrijke rol bij het doorgeven van informatie naar een volgend niveau — of het blokkeren ervan. Ze kunnen macht gebruiken of misbruiken.
• Pulse takers: Pulse takers vind je aan de randen van het netwerk. Ze staan misschien niet in het middelpunt, maar hebben voldoende overzicht en genoeg relaties om het plaatje goed te zien.

Karen Stephenson stelt dat innovatieve bedrijven een groot gevoel van vertrouwen hebben. Er zijn veel verbindingen tussen de individuele teamleden.

3 tips om slim gebruik te maken van verschillende teamrollen:

Wat doe je met deze informatie voor je kantoormeetings?

• Definieer de rollen in je team: Neem een moment en denk na over je collega’s: wie is een typische hub? Zou John een pulse taker kunnen zijn? Laat duidelijk zijn dat deze rollen informeel zijn en niet per se samenhangen met functieniveaus [bijv. een receptionist kan meer gatekeeper zijn dan een CFO]. Als je deze rollen in je team verkent, zal het geen verrassing zijn dat de meeste spreektijd bij hubs ligt. Denk nu aan alle pulse takers onder je meetingdeelnemers; betrek hen actief door vragen te stellen of hen ideeën te laten pitchen.
• Besteed een teamsessie aan rollen: Waarom niet samen met je team deze rollen definiëren? Dat kan interessant zijn, omdat kennis van deze drie rollen een strategisch hulpmiddel kan zijn om communicatie in je team te sturen en te versterken. Met helder team-awareness over ieders rol vind je misschien een nieuwe dynamiek in meetings en groepsinteractie. Spreken gatekeepers makkelijker? Kunnen hubs tot 10 tellen voor ze antwoorden? Maak er een kleine challenge van en kijk wat er gebeurt. Experimenteren is de eerste stap naar innovatie!
• Bekijk je interne en externe communicatieactiviteiten opnieuw; verandering communiceren gebeurt traditioneel door de communicatieprofessionals in je team [hubs]. Maar soms zijn er andere collega’s in het kantoornetwerk met een sterkere, strategische positie [bijvoorbeeld pulse takers]. Kun je iemand anders bedenken voor de volgende communicatieklus?

Vertrouwen creëren | Introverte en extraverte medewerkers

Het volgende vertrouwensaspect dat we willen verkennen is het verschil tussen extraverte en introverte teamleden. Extraverten vind je vaak in de rol van “hub”, introverten zijn typische “pulse takers”. Zoom in op onze introverte medewerkers — een op de twee of drie collega’s! Introvertie wordt makkelijk aangezien voor verlegenheid. Maar let op: “introversion is more about how you respond to stimulation, including social stimulation”, zegt Susan Cain [Amerikaanse schrijver, spreker en voormalig Wall Street-advocaat]. Introverten luisteren stil en reflecteren. Ze hebben tijd nodig om te antwoorden. Ze houden van inhoud boven smalltalk. Ze worden vaak over het hoofd gezien in een meeting of zelfs breder: als er een nieuwe managementpositie moet worden ingevuld. Toch leveren introverten briljant werk, zijn ze doordachte leiders en spreken ze in meetings alleen als iets goed doordacht is. Ook hier is vertrouwen essentieel in de communicatie tussen beide groepen. Extraverten die het werk van introverten vertrouwen — en omgekeerd.

4 tips om extraverten en introverten te betrekken tijdens meetings:

Houd bij het organiseren van een meeting beide typen medewerkers in gedachten en creëer een setting waarin beiden vertrouwen ervaren:

1. Haast je niet: Neem tijd voor je meeting, maar blijf bij de kern. Spreid een langere meeting liever over twee data, in plaats van agenda-items snel af te raffelen om ze erin te passen.
2. Introduceer think breaks: Laat deelnemers even nadenken, zodat iedereen informatie kan verwerken voor ze antwoorden;
3. Beperk groepswerk: “Stop the madness for constant group work” [zoals Susan Cain het zegt] — kwaliteit kan ook uit solo-tijd en -activiteiten komen. Er is niet altijd een “need to discuss in pairs”!
4. Faciliteer follow-up: Organiseer een duidelijke follow-up: wat wordt besproken, verder onderzocht en verwerkt? Introverten waarderen vooral dat hun input serieus wordt genomen.

Vertrouwen creëren | Open of gesloten werkruimtes?

Wist je dat 70% van alle Amerikaanse kantoren open workspaces gebruikt? Sinds midden jaren 2000 werd het concept door veel Silicon Valley-bedrijven geïntroduceerd. Er zijn veel voordelen aan een open workspace. Het belangrijkste: sterkere samenwerking. Tegelijk zijn er kritische kanttekeningen. In 2005 deden Jungsoo Kim en Richard de Dear van de University of Sydney uitgebreid onderzoek naar verschillen in medewerkerservaring tussen open workspaces en privé-kantoren. Ze vergeleken 303 kantoren. Lawaai, verstoring en gebrek aan geluidsprivacy waren de meest genoemde negatieve ervaringen in open workspaces. Tegelijk werd gemakkelijke interactie het meest gewaardeerd. Interessant genoeg werd dat aspect niet anders ervaren door mensen in privé-kantoren.

Kortom, volgens de onderzoekers zijn open workspaces niet per se de motoren van samenwerking. Voor extraverte hubs werkt het misschien beter dan voor introverte pulse takers. Vergeet ook niet dat de valuta van vriendschap het delen van vertrouwen is. Gek genoeg is dat in een open workspace juist minder makkelijk. Er lijkt dus geen one-size-fits-all — het komt neer op wat voor jouw team het best werkt.

4 tips om met je team in verschillende kantoorruimtes te werken

Wil je interactie in je team bevorderen, dan lijkt een open workspace de logische stap. Maar met alle rollen die we bespraken [introverten, extraverten, hubs, gatekeepers en pulse takers] moet je slim nadenken over je plattegrond, zodat iedereen zich comfortabel voelt en het vertrouwen heeft om te delen of stil te werken:

1. Spreid plekken voor verschillende rollen: Zet hubs in het midden, dan gatekeepers, en laat de relatief stillere plekken toe aan pulse takers.
2. Creëer stille ruimtes: Een plek om te focussen, misschien zelfs op te laden — klaar voor meer en betere interactie! Eenzaamheid (in de goede zin) is cruciaal voor productiviteit.
3. Ga naar buiten! Studies tonen dat zakenreizen creativiteit, sociale cohesie en interactie in het team versterken.

Conclusie | Meetings met vertrouwen

Als er vertrouwen is op de werkvloer, is er vertrouwen om te verbinden. Ruimte voor positieve teamrelaties waaruit innovatieve ideeën ontstaan. Houd het DNA van je team in gedachten en in welke setting zij zich het meest vertrouwd voelen. Stimuleer een cultuur waarin het goed is om vragen te stellen — en houd het persoonlijk. Om het concreter te maken:

• Bespreek stellingen [eens/oneens] waarin het woord “ik” staat. Bijv. “Ik geloof dat onze teamcommunicatiestijl effectief is”. Geef introverte teamleden een think break, laat gatekeepers aan het woord.
• Faciliteer anonieme feedback om tot de kern te komen. Soms maakt het niet uit wie wat zegt, maar is het feit dat een issue wordt benoemd al positief. Vraag niet “wie zei dat?”, maar “wie wil hierop ingaan?”. Misschien initieer je zo’n gesprek tijdens een teamuitje — in een ontspannen setting.
• In zeer strategische meetings helpt het om te weten dat anoniem ook echt anoniem is. Sendsteps-technologie is ISO-compliant en wordt door Fortune500-bedrijven gebruikt vanwege de dataveiligheidsinstellingen.

Kortom: cultiveer een sfeer waarin vragen van medewerkers voortkomen uit de wens om te groeien en te leren. Als werkgever kun je een sterke setting creëren met goed inzicht in factoren die vertrouwen bouwen en met de intentie om als team te groeien en te innoveren. Meetings die vertrouwen uitstralen!